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Die vorhandenen Büroflächen konnten mit dem Wachstum des VVT nicht mehr Schritt halten. Doch einfach zusätzliche Arbeitsplätze zu schaffen, war nicht das Ziel. Vielmehr sollte eine Arbeitswelt entstehen, die den Werten des VVT – Fairness, Verlässlichkeit und Nachhaltigkeit – entspricht und den unterschiedlichen Anforderungen im Arbeitsalltag gerecht wird.
Gemeinsam mit einer Nutzer:innengruppe haben wir uns deshalb zunächst damit beschäftigt, wie und wo künftig gearbeitet werden soll. In Workshops wurden Tätigkeiten, Bedürfnisse und Anforderungen sichtbar und Schritt für Schritt in ein räumliches Konzept übersetzt. Daraus entstanden Tätigkeitsprofile, Raummodule und ein erstes Layout samt Kostenrahmen, die zeigten, wie sich die vorhandene Fläche besser nutzen lässt. Eine Variantenstudie machte zudem deutlich, welches Potenzial im bestehenden Standort steckt, auch im Vergleich zu alternativen Flächenlösungen wie anderen Mietflächen. Damit lag eine fundierte Grundlage für die Entscheidung des Aufsichtsrats vor.
Mit dem Projektentscheid wurde aus dem Konzept ein konkretes Vorhaben. Wir definierten den Planungsbedarf und holten mit MINT Architecture ein Büro für Architektur, Innenarchitektur und ÖBA an Bord, das unsere Sicht auf den Bestand teilte: Bestehendes nicht als Einschränkung, sondern als Chance zu verstehen. Gemeinsam mit MINT und dem VVT begleiteten wir das Vorhaben von der Planung bis zur Umsetzung mit Projekt- und Changemanagement und führten alle Beteiligten auf dem Weg zur neuen Arbeitswelt zusammen.
Ziel war es, aus den vorhandenen Flächen eine hochwertige Arbeitsumgebung zu machen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen gerecht wird und zugleich mit den bestehenden Ressourcen auskommt. Dafür wurde der Bestand nicht grundlegend erneuert, sondern mit Blick auf seine Möglichkeiten weiterentwickelt. So entstand trotz begrenztem Budget Schritt für Schritt eine hochwertige Arbeitsumgebung, die Bestehendes bewahrt, neue Qualitäten schafft und den Arbeitsalltag spürbar verbessert.
Eine neue Arbeitswelt zu schaffen, während der Betrieb weiterläuft, stellte das Projektteam vor besondere Herausforderungen. Da keine externen Ausweichflächen zur Verfügung standen, wurde der Umbau in drei Bauabschnitten umgesetzt, während der Arbeitsalltag weiterlief. Gleichzeitig galt es, die Anforderungen innerhalb des vorgegebenen Kostenrahmens zu erfüllen. Umso wichtiger waren klare Prioritäten und eine enge Abstimmung aller Beteiligten.
Wir hielten Termine und Kosten im Blick, koordinierten die Möblierungsplanung und entwickelten eine Umzugsstrategie, die den laufenden Betrieb möglichst wenig beeinträchtigte. Gleichzeitig ging es darum, die Mitarbeiter:innen auf die neue Arbeitsweise vorzubereiten und sie aktiv in den Veränderungsprozess einzubeziehen. In gemeinsamen Workshops konnten sie die künftige Zusammenarbeit erproben und die Spielregeln der neuen Arbeitswelt Schritt für Schritt kennenlernen.
Dass das Projekt von der Zusammenarbeit aller Beteiligten getragen wurde, war dabei entscheidend:
Rund 95 Mitarbeiter:innen arbeiten heute auf 1.000 m² in einer flexiblen, tätigkeitsorientierten Arbeitswelt – ohne zusätzliche Fläche zu beanspruchen. Je nachdem, was der Arbeitstag gerade verlangt, finden sie passende Orte für konzentriertes Arbeiten, informellen Austausch oder gemeinschaftliche Aufgaben. Unterschiedliche Raummodule und das Zusammenspiel von Desk-Sharing und Activity Based Working machen den Wechsel zwischen diesen Arbeitsformen selbstverständlich. Die vorhandene Fläche wird so vielseitiger nutzbar und bietet dem wachsenden Team neue Möglichkeiten.
Das Ergebnis zeigt sich jeden Tag aufs Neue: in Räumen, die unterschiedliche Arbeitsweisen selbstverständlich unterstützen, in Begegnungen, die leichter entstehen, und in einer Arbeitsumgebung, die sich an den Menschen orientiert. Aus dem Bestehenden ist ein Ort geworden, der neue Möglichkeiten eröffnet und dem Miteinander Raum gibt. Die Mitarbeiter:innen waren von Anfang an Teil dieses Weges und bringen die neue Arbeitswelt heute mit Leben.
