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Wie kann eine gewachsene Verwaltungsinfrastruktur eine Verwaltung unterstützen, die künftig schlanker, digitaler und mobiler arbeitet? Für die Stadtverwaltung Neuwied stellte sich diese Frage angesichts mehrerer Verwaltungsstandorte, die baulich und infrastrukturell an ihre Grenzen stoßen.
Gemeinsam mit der Stadt haben wir deshalb nicht bei den bestehenden Gebäuden und Flächen angesetzt, sondern bei der Frage, wie die Verwaltung in Zukunft arbeiten und zusammenarbeiten will. Aus dem Leitbild „Klar & Bürgernah“ entstand ein klares Bild der zukünftigen Verwaltung und daraus Anforderungen an Arbeitsweisen, Flächen und Standorte.
In mehreren Workshops mit dem Oberbürgermeister und der Stadtspitze haben wir das Leitbild in eine gemeinsame Perspektive für die kommenden drei bis fünf Jahre übersetzt.
Im Mittelpunkt steht eine Verwaltung, die schlank, digital und mobil arbeitet, Prozesse stärker in den Mittelpunkt stellt und Projektarbeit im Alltag verankert. Gleichzeitig soll die Stadtverwaltung als Einheit auftreten, ämterübergreifend zusammenarbeiten und transparent handeln. Bürgerinnen und Bürger sollen auf Augenhöhe begleitet werden.
Daraus haben wir konkrete Leitplanken für die zukünftige Arbeitswelt abgeleitet. Arbeitsplätze sollen grundsätzlich geteilt und gleichzeitig stärker nach den jeweiligen Tätigkeiten differenziert werden. Für Zusammenarbeit und Projektarbeit braucht es ebenso passende Räume wie für informellen Austausch, konzentriertes und vertrauliches Arbeiten.
Auch den Bürgerkontakt haben wir räumlich konkretisiert: gut auffindbare und barrierefreie Zugänge sowie geeignete Beratungsbereiche gehören zu den Anforderungen an die zukünftige Verwaltungsinfrastruktur.
Diese Leitplanken bildeten die Grundlage für das neue Arbeitswelt- und Nutzungskonzept. Es beschreibt, welche räumlichen Anforderungen sich aus den zukünftigen Arbeitsweisen ergeben und wie unterschiedliche Nutzungen miteinander verbunden werden können.
Dabei haben wir bewusst nicht bei einzelnen bestehenden Büros oder Gebäuden angesetzt. Entscheidend war vielmehr, welche räumlichen Ressourcen die Verwaltung künftig tatsächlich braucht und wie diese, etwa durch das Teilen von Arbeitsplätzen und weiteren Flächen, flexibel und bedarfsgerecht genutzt werden können.
So entstand die Basis für eine erste Bedarfsmodellierung. Den zukünftige Flächenbedarf haben wir nach Büro-, Sonder- und weiteren Funktionsflächen differenziert und damit nachvollziehbar auf die gemeinsame Perspektive bezogen.
Im nächsten Schritt haben wir geprüft, wie sich der ermittelte Flächenbedarf auf unterschiedliche Standortkonstellationen übertragen lässt.
Dabei ging es nicht darum, frühzeitig eine einzelne Lösung festzulegen. Vielmehr haben wir untersucht, welche Standortkonstellationen den künftigen Bedarf der Stadtverwaltung grundsätzlich abbilden können und welche Konsequenzen sich daraus ergeben.
Die unterschiedlichen Szenarien haben wir räumlich-strukturell bewertet und eingeordnet: Welche Optionen eignen sich für die weitere Entwicklung? Wo besteht vertiefter Prüfbedarf? Und welche Varianten können ausgeschlossen werden?
Damit haben wir die möglichen Wege für die weitere Entwicklung transparent und vergleichbar gemacht.
