2.7.2019

Smart Office: Nutzen vor Machbarkeit stellen

Tags: Prozesse optimierenSmart Office

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Die Digitalisierung im Corporate Real Estate Management (CREM) hat M.O.O.CON mit einer Serie von Events zum Thema Smart Office begleitet. Die Ziele des Smart Office sind bessere Gebäude-, NutzerInnen- und Betriebsdaten. Nach Veranstaltungen in Frankfurt/Main, Hamburg, Wien und München zieht Florian Danner im Interview Bilanz. 

Vielen Kunden hilft es das Smart Office mit kleinen Lösungen zu beginnen

Ralf Ressmann: 4 Städte, 4 Events zum Thema Smart Office. Was hat dich während der Events am meisten überrascht?

Florian Danner: In den sehr spannenden Diskussionsrunden zum Thema Smart Office hat mich am meisten das Silo-Denken vieler AkteurInnen überrascht. Umso wichtiger erscheint mir unser Ansatz: Wir wollen den Austausch aller Beteiligten dieses, noch in der Entwicklung steckenden, Lösungsansatzes aktiv fördern. Dabei geht es um das fehlende Wissen über die Vielzahl an Mehrwerten, die ein Smart Office oder Smart Building liefern kann. Und um die Bedenken und Vorurteile der NutzerInnen gegenüber einzelnen technischen Lösungen. Ein offener und ehrlicher Austausch unter NutzerInnen, AuftraggeberInnen sowie LösungsanbieterInnen von Software bis Sensorik schafft viele Vorteile. Innovationen können gezielter erfolgen, Inhalte besser aufbereitet und Projekte umfassend argumentiert werden. Ich bin überzeugt, dass hier bereits in den wenigen Stunden des gemeinsamen Austausches bei vielen ein Umdenken oder Weiterdenken stattgefunden hat.

Ressmann: Welche Grundregeln sollten Interessierte beachten, wenn sie sich mit dem Thema Smart Office beschäftigen?

Danner: Die wichtigste Regel lautet immer "Nutzen vor Machbarkeit". Während die Anbieterseite oftmals die nahezu unendlichen Möglichkeiten aufzeigt, kann es sein, dass auf AnwenderInnenseite nur der Mehrwert im Fokus steht. Hier gilt es insbesondere vom geplanten Endergebnis auszugehen. Daraus werden dann die notwendigen Entscheidungen abgeleitet. Dann werden die Daten identifiziert, die ich wirklich brauche. Und im im letzten Schritt können dann die Sensoren, Schnittstellen und Analysen abgeleitet werden. Vielen KundInnen hilft es erstmals mit kleinen Lösungen zu beginnen, deren Mehrwert aufgrund der Dringlichkeit, mit der die dabei entstehenden Daten benötigt werden, leichter zu argumentieren ist.
 

Ressmann: Beim Smartphone sind die Möglichkeiten inzwischen nahezu unbegrenzt. Was ist denn heute schon im Smart Office möglich? Welche Daten können erfasst werden?

Danner: Die Erfassung der Daten ist aufgrund der Entwicklung in den vergangenen Monaten kein Problem mehr. Entscheidend ist aber die Art der Umsetzung, insbesondere die Auswahl der Sensoren und Schnittstellen. Ein kostengünstiger Stuhl-Sensor zum Nachweis der Arbeitsplatzbelegung stiftet in einer flexiblen Projektfläche, ohne starre Zuordnung zu einzelnen Tischen, keinen Nutzen. Denn wir können hier nicht ausschließen, dass dieser Stuhl morgen an einem anderen Tisch steht. Dann hätten wir keine korrekten Daten. Im gleichen Maß muss überlegt werden, ob nicht ein Sensor zur Erfassung der Personenanzahl oder zur Einstufung in "leer, teilweise belegt, voll belegt" ausreicht. Muss ich denn wirklich wissen auf welchem Stuhl jemand gesessen hat? Trotz kostengünstiger Erstausstattung muss auch ein Smart Office oder Smart Building gewartet, instandgehalten und administriert werden. Folgekosten, die keinem Nutzen zugeordnet werden können, fallen dann schnell auf. 

Ressmann: Ihr hattet auch einige technische DienstleisterInnen mit am Tisch. Sind die schon bereit für die Anforderungen oder wo fehlt es noch?

Danner: Wir haben eine ganze Menge Lösungsansätze. Die AnbieterInnen für Sensoren, Software, Servicedienstleistern und Beratung sind bereit. Was hier manchmal noch fehlt, ist etwas Empathie und das Verständnis für die Corporate Real Estate und Facility Management Verantwortlichen. Für die ist es noch immer schwer ein Budget für Innovationen zu bekommen, wenn sie keinen geldwerten Nutzen schaffen. Mit weichen Faktoren kann kein Vorstand von einer Investition überzeugt werden. Die Veranstaltungsreihe hat uns aber auch gezeigt, dass am Markt aktuell viele Einzellösungen vorhanden sind. Ein Zusammenarbeiten oder gar ein Zusammenschluss einzelner Lösungsvarianten, insbesondere aus Sicht der NutzerInnenanforderungen, ist derzeit nur in Ansätzen vorhanden. Somit sind die KundInnen in vielen Projekten noch von der Entwicklungsarbeit der AnbieterInnen abhängig, was wiederum das Risiko im Projekt erhöht.

Ressmann: Für alle die nicht teilnehmen konnten... wie können sie sich am besten über das Thema Smart Office informieren?

Danner: Unserer Meinung nach ist ein unabhängiger und neutraler Austausch nötig. Der Fokus sollte auf Aufgabenstellung und Lösungsansatz liegen und in einem ersten Schritt unabhängig von technischen Details erfolgen. Wir empfehlen den Austausch mit jenen, die ein Smart Office in Umsetzung oder Anwendung haben. Hier können sich Interessierte über Beweggründe und individuellen Lösungsansatz austauschen. Erst danach würde ich technische Informationen über Sensoren und Software einholen. Gerne kann man sich auch unsere praktischen Anwendungsbeispiele im Office Frankfurt/Main und Wien ansehen.

 

 

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