6.10.2019

5 Mythen über Desk Sharing

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Desk Sharing hilft ungenutzte Arbeitsplätze in Büros zu minimieren und Raum für andere vielfältige Arbeitsmöglichkeiten zu schaffen. Es führt dazu, dass es weniger Arbeitsplätze als dem Standort zugeordnete MitarbeiterInnen gibt. Der gewonnene Platz wird für alternative, tätigkeitsorientierte Arbeitsmöglichkeiten genützt: zum Beispiel Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten, Workshop-Settings oder Plätze, an denen man sich einfach und informell mit anderen vernetzen kann. Doch Desk Sharing ist auch ein Reizwort, das oft Widerstände und Ängste auslöst und mit vielen Mythen behaftet ist. In diesem Beitrag klären wir was dahintersteckt.

Mythos Nr. 1: Wer zuerst da ist hat den besten Platz.

Es stellt sich die Frage: Was ist der „beste“ Platz? Für die eine Person ist es der Platz neben der bzw. dem LieblingskollegIn, für die andere der Platz im ruhigen Eck, für die nächste der Platz beim Fenster. Es braucht eine Varianz an gleichwertigen Arbeitsmöglichkeiten, die es möglich macht, einen für sich, für die aktuelle Tätigkeit „besten“ Arbeitsplatz auszuwählen. Und: Ja, es kann natürlich vorkommen, dass es mal der zweitbeste wird.

Mythos Nr. 2: Die lange Suche nach einem geeigneten Platz.

In großen Unternehmen bzw. Büros werden meist sogenannte "Homebases" umgesetzt. Das heißt es gibt gewissen Zonen, Stockwerke, Bereiche, die fix einem Unternehmensbereich zugeordnet sind. Ein gutes Beispiel ist der Campus 311 von Swarovski. Wenn man als MitarbeiterIn einem normalen Arbeitstag entgegenblickt und nicht gerade ein ganztägiges Meeting oder Workshop hat, wird man seine Homebase ansteuern. Innerhalb dieser finden sich der eigene Locker, unterschiedliche Arbeitsplätze und -möglichkeiten wie Schreibtischplätze, Rückzugsräume, Besprechungszimmer, etc. Man wird demnach immer den besten (oder ab und zu den zweitbesten) Platz finden. Voraussetzung ist, dass MitarbeiterInnen mobil arbeiten können und dürfen und dass es in Summe mehr Arbeitsmöglichkeiten als MitarbeiterInnen gibt. Die Sharing-Rate sollte so gewählt werden, dass an einem „normalen“ Tag jede und jeder MitarbeiterIn eine geeignete Arbeitsmöglichkeit findet.

Mythos Nr. 3:  Wohin mit meinen Sachen?

In Büros, wo Desk Sharing als Konzept eingeführt ist, muss es selbstverständlich immer auch absperrbare Locker für persönliche Dinge geben. Nach dem Arbeitstag können Laptop, Tastatur, Maus und vertrauliche Unterlagen dort gelagert und am nächsten Tag wieder herausgenommen werden. Zusätzlich finden sich auch oft weitere Ablagemodule für Unterlagen, Materialien, etc., die mit anderen KollegInnen geteilt werden. Locker und Ablagen sind meist in der eigenen Homebase verortet, dort wo man sich in der Regel aufhält. Erfahrungen zeigen, dass viele MitarbeiterInnen im Zuge des mobilen Arbeitens ihre physischen Unterlagen stark reduzieren und digital ablegen. Ja, dies bedingt bei manchen eine Änderung von Gewohnheiten und oft wird diese Umstellung auch genützt, um Arbeitsprozesse grundsätzlich zu überdenken und umzustrukturieren.

Mythos Nr. 4: Clean Desk bedeutet ich muss ständig wegräumen.

Ja, eine Clean-Desk-Regel bedeutet, dass man den Arbeitsplatz freiräumen muss und ihn damit für andere freigibt. Das dauert ein paar Minuten pro Tag. Wann ein Tisch freizuräumen ist, wird in non-territorialen Büros je nach Anwesenheitszeiten der MitarbeiterInnen individuell vereinbart. Das kann beispielsweise heißen, dass man seinen Platz schon vor einem mehrstündigen Meeting freigibt oder aber auch erst nach einem vollen Arbeitstag. Es braucht auch eine Umstellung der Gewohnheiten und die eine oder andere Idee wie Arbeitsweisen optimiert werden können. Erfahrungsgemäß hilft das tägliche Aufräumen auch im Kopf „aufzuräumen“ und sich für den nächsten Tag zu strukturieren.

Mythos Nr. 5: Unterschiedliche IT-Anforderungen machen Desk Sharing schwierig.

Ja, das ist kein Mythos. Eine der Grundvoraussetzungen für flexibles Arbeiten ist eine einheitliche, mobile IT-Ausstattung. Dazu gehören Laptops, Bildschirme, Anschlüsse, leistungsfähiges WLAN, Smartphones, etc. An den Arbeitsplätzen braucht es eine einfach Docking Station: Ein Kabel an den Laptop anschließen und alles funktioniert. Wird ein Office zudem noch "smart" umgesetzt – sprich: es gibt intelligente digitale Lösungen, die die Nutzung eines Multi-Space Office noch einfacher und intuitiver machen – bringt das zusätzliche Vorteile für die BüronutzerInnen. Dadurch kann es beispielsweise noch einfacher werden Raumverfügbarkeiten zu prüfen, KollegInnen zu finden oder individuelle Präferenzen wie die Temperatur schon beim Betreten eines Raumes zu aktivieren.

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