1.7.2019

Smart Spaces: Hürden und Chancen flexibler Arbeitswelten

Tags: Arbeitswelten verändernSmart Office

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Smart Spaces, die sich automatisch an die Bedürfnisse der Menschen anpassen, gelten als Voraussetzung für Wohlbefinden, Kreativität und Innovation in der Arbeit. In Österreich steht die Entwicklung aber erst am Anfang, meinen ExpertInnen.

Beim Digital Business Trends Event am 27. Juni 2019 in Wien diskutierte M.O.O.CON Managerin Sabine Zinke mit Podiumsgästen und Publikum inwiefern innovative und flexible Arbeitsumgebungen Motivation und Produktivität steigern können. 

Zusammenfassung des Abends

Video-Interview mit ExpertInnen

Smart Offices: Das Potenzial ist groß

Einzelbüro mit fixem Schreibtisch und verschlossener Tür – so sah der Arbeitsplatz von gestern aus. Inzwischen passt sich der Raum automatisch an die Bedürfnisse der MitarbeiterInnen an und unterstützt sie so in ihrem Tun. 

Natürlich gibt es noch viele, die den ganzen Tag am Schreibtisch sitzen. Durch den Trend zur mobilen Arbeit – im Zug, an verschiedenen Plätzen im Gebäude oder beim Kunden – und der steigenden Vielfalt der Tätigkeiten, sind die Arbeitswelten aber schon deutlich bunter und flexibler geworden.

Sabine Zinke, M.O.O.CON Managerin und Verantwortliche für das Geschäftsfeld "Arbeitwelten verändern"

 

Raumeigenschaften wie Temperatur, Belüftung oder Beleuchtung stellen sich schon beim Betreten auf die vorprogammierten Bedürfnisse ein. Bei einer Verspätung werden die TeilnehmerInnen einer Besprechung automatisch benachrichtigt, der Termin wird verschoben und der Raum umgebucht. Und das Mittagessen wird von unterwegs per Smartphone im unternehmenseigenen Restaurant bestellt. Das sind nur einige Beispiele wie ein Smart Office funktioniert.

Allerdings: Österreich steht hier definitiv noch am Anfang. Es gilt noch einige grundlegende Herausforderungen zu meistern. Beispielsweise müssen Datenschutz und Privatsphäre berücksichtigt werden. Lösungen, die auf einem individuellen Tracking von MitarbeiterInnen basieren, sind eigentlich nicht erlaubt. Außerdem muss man Personen "mitnehmen“, die nicht so technologieaffin sind. Es braucht eine Mischung aus analog und digital.

In kleinen Schritten nach vorne

Grassroots Projects, interaktive Workshops oder Produktentwicklungsmethoden wie Design Sprints brauchen smarte Raumkonzepte und Tools, die sowohl flexibles Arbeiten unterstützen als auch die unkomplizierte Einbindung von externen ExpertInnen erlauben. Derzeit gibt es bei Smart Spaces laut APA Expertin Verena Krawarik aber noch eine Henne-Ei-Thematik: Will man einen Raum bauen, um eine Kultur zu schaffen, die man sich wünscht, oder stehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schon Schlange, weil es so einen Raum nicht gibt? Möglicherweise schafft man als Unternehmen nicht immer gleich eine komplette Trendwende in seinen Räumlichkeiten. Und möglicherweise ist das auch gar nicht ratsam.

Es muss nicht immer gleich eine Revolution sein, man kann auch mal kleiner anfangen. Beim nächsten Umbau probiert man am besten mal aus, welchen Weg man weiter gehen will.

Verena Krawarik, APA – Austria Presse Agentur

Kultur ist stärker als Raum

Offene Kommunikation ist wichtig

Die Mediaagentur Mindshare gab beim DBT Event wertvolle Einblicke in ihrer eigene "Operation am offenen Herzen". 

Wichtig ist eine offene Kommunikation auf allen Ebenen und sich Zeit zu nehmen, mit den Ängsten der Leute umzugehen. Auch die Nachteile müssen klar offengelegt werden. 

Christoph Truppe, Mediaagentur Mindshare

 

Die Agentur gestaltete den Wandel vom klassischen Büro zum Smart Office mit einer Testfläche. Auf 1.000 m² konnten die MitarbeiterInnen zuerst verschiedene Räume, Flächen und Tools durchtesten. Das gesammelte MitarbeiterInnen-Feedback führte zu einer 40.000 m² großen Bürolösung, die viele Wünsche der KollegInnen berücksichtigte.

Durch Smart Space neue Arbeitsweise etabliert

Die Mediaagentur brauchte einen Raum, in dem man in Echtzeit eine Fülle an digitalen Daten erfassen, verarbeiten und interpretieren kann. Normale Meetingräume reichten nicht aus – es brauchte vielmehr eine Kommandobrücke. In dieser stehen acht mehrfach belegte Bildschirme, auf denen Daten aus mehr als 100 Quellen in Echtzeit zusammenlaufen. 

Alle Auswertungen vor sich zu haben, führt zu einer neuen Arbeitsweise. Die Grenzen zwischen Marketing, Media, Technologie, Kreation und Forschung sind aufgehoben. Nach drei, vier Stunden in dem Raum braucht es Zeit und Raum zum Erholen.

Christoph Truppe, Mediaagentur Mindshare

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