M.O.O.CON* Frankfurt am Main | Deutschland
Step-by-step: Unser Weg zum neuen M.O.O.CON Büro in Frankfurt

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Menschen und Organisationen in neue Arbeitswelten (M.O.n.A) zu begleiten ist eine unserer Kernleistungen. Dabei übernehmen wir Verantwortung von der strategischen Planung, über die Konzeption bis zur Umsetzung der Baumaßnahmen und des Umzugs. Vor einiger Zeit stand diese Aufgabe an unserem eigenen Unternehmensstandort in Frankfurt an. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag was die einzelnen Schritte und auch Herausforderungen waren, welche Wirkung unser Workspace heute hat und mit welchen Kosten bei der Veränderung Ihrer Arbeitswelten zu rechnen ist.

WissensarbeiterInnen und Schreibtische: Eine problematische Beziehung

Jetzt, wo sich viele Menschen und Organisationen an das flexible, eigenverantwortliche, digitale Arbeiten von zuhause aus gewöhnt haben, eröffnet sich eine Chance für Unternehmen, die ihre Büroflächen schon länger verändern wollten. Es ist falsch zu glauben, dass WissensarbeiterInnen am Schreibtisch immer am besten aufgehoben sind. Führungskräfte wie Mitarbeitende haben in den letzten Monaten Corona-bedingt gelernt: Unterschiedliche Tätigkeiten brauchen unterschiedliche Arbeitsumgebungen.

Wie komme ich nun zum passenden Büro?

Step 1

Auseinandersetzung mit Werten und Zielen

Auch wir am M.O.O.CON-Standort in Frankfurt standen vor rund zwei Jahren vor der Herausforderung, dass unser Anspruch an eine ideale Arbeitsumgebung nicht mehr erfüllt war. Unsere Arbeitsprozesse, Tätigkeiten und unser Miteinander wurden nicht mehr optimal unterstützt.

Wir haben uns zunächst intensiv mit unserer Identität und unseren Werten beschäftigt und daraus konkrete Ziele abgeleitet. Anschließend haben wir detailliert untersucht wie wir tatsächlich arbeiten, um herauszufinden was unser Büro zukünftig leisten muss. Wenn man diese Themen ernsthaft angeht, wird schnell klar, dass es mit einer neuen Möblierung nicht getan ist.

Michael Wiebelt, Partner bei M.O.O.CON und WirkRaum Projektleiter

Denn: Kommunikation und Konzentration, kreatives und interdisziplinäres Arbeiten finden bei uns sequenziell, parallel und im Wechselspiel statt. Und zwar im Büro, zuhause oder unterwegs. Je nach Projekt, Arbeitsinhalt und eigenem Arbeitsstil. Um auf diese Anforderungen zu reagieren, wollten wir eine Vielzahl an Arbeitsmöglichkeiten gestalten, statt ausschließlich klassische Arbeitsplätze anzubieten. Grundlage dafür bildete eine detaillierte Analyse der Tätigkeiten und ihrer Abläufe sowie der dafür jeweils notwendigen Arbeitsmittel. Gepaart mit einem klaren Zukunftsbild lässt sich das künftige Arbeitskonzept ableiten.

Michael Wiebelt (links) und Tobias Baur, die beiden M.O.O.CON Manager am Standort Frankfurt, kurz nach dem Einzug in den WirkRaum. © M.O.O.CON / Simon Hofmann

 

Step 2

Rahmenbedingung und Aufgabenstellung als Architektenbriefing

Weg vom klassischen Kombibüro hin zu etwas Neuem, besser Passendem. Das war unser Wunsch. In der bestehenden Struktur war das nicht möglich. Deshalb haben wir uns entschieden mit einem Architekturbüro wortwörtlich an die Substanz unserer Mietfläche zu gehen.

Damit Architekten mit der kreativen Arbeit loslegen können bedarf es eines detaillierten Architektenbriefings - ein essenzieller Teil auf dem Weg zu neuen, identitätsstiftenden Arbeitswelten. Die Inhalte des Briefings sind:

  • Formulierung der Projektziele, die sich aus den kulturellen, sozialen, organisatorischen und wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens ableiten. Nur so kann eine nutzenstiftende, nachhaltige Arbeitswelt entstehen.

  • Beschreibung der Ausgangssituation und Grundriss vom Ist-Stand. Die bzw. der ArchitektIn muss wissen womit sie bzw. er es zu tun bekommt.

  • Festlegung der Rahmenbedingungen wie Termine und Kosten.

  • Abstimmung des Eingriffs mit der bzw. dem EigentümerIn.

  • Raum- und Funktionsprogramm und Darstellung des Nutzungskonzepts. Es definiert im Detail wie die neue Fläche genutzt werden soll.

  • Definition der Qualitäten, in denen (um)gebaut werden soll. Wichtig, um die Kosten für so ein Projekt kalkulieren zu können.

Mit drei Architekturbüros gingen wir in eine Gesprächs- und Konzeptionsphase - das Konzept des Büros ZHAC hat uns schließlich überzeugt.

Kostenüberschreitung

Unser Anspruch an qualitätsvolle und nachhaltige Bau- und Ausstattungsqualitäten gepaart mit der einen oder anderen nicht vorhersehbaren Sanierungsmaßnahme führte in den ersten Entwürfen des Architekturbüros zu einer Budgetüberschreitung. Was nun?

Auch wenn Kosten professionell und gewissenhaft budgetiert werden, entsteht im Planungsprozess eine Dynamik, die immer wieder aufs Neue wesentliche kostenrelevante Entscheidungen fordert. Hierbei ist es wichtig eine transparente Kostensituation zu schaffen und stets Ziele und Anforderungen abzuwägen, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Unser umfassendes Briefing hat uns in dieser schwierigen Phase dabei sehr unterstützt. So haben wir es geschafft das für uns optimale Gleichgewicht von Kosten und Nutzen zu finden.

Michael Wiebelt, Partner bei M.O.O.CON und WirkRaum Projektleiter

Step 3

Vergabemodell und Bauprozess

Wir haben uns bewusst gegen ein Generalunternehmer- und für ein Einzelvergabemodell entschieden. Die Steuerung des Gesamtprozesses war dadurch flexibler, Budget konnte so eingespart und für spürbare Qualität genutzt werden. Für einen reibungslosen Ablauf eines komplexen Umbaus braucht es ein gut funktionierendes Netzwerk an Subunternehmen, Flexibilität und Leidenschaft sowie die nötige Erfahrung im Projektmanagement. All das war bei uns vorhanden. Doch trotz einer sehr guten Kenntnis des Bestands und einer engen Prozessbegleitung, ist bei einer Bestandssanierung nicht immer alles planbar. Man ist gut beraten seinen Terminplan nicht allzu eng zu takten und eine angemessene Budgetreserve bereitzuhalten, um Überraschungen abfedern zu können.

Um die Fläche für die Umbauarbeiten räumen zu können, entschieden wir uns etwas „Startup-Luft“ in einem Coworking-Space in Frankfurt zu schnuppern. Für uns war das eine durchaus lehrreiche Erfahrung. Wir sind übrigens nach dieser Phase sehr gerne wieder in unser eigenes Büro eingezogen.

Step 4

Der WirkRaum und seine Wirkung

In unserem Büro - dem WirkRaum - finden sich nun Orte für informelle Kommunikation, zum Netzwerken, für konzentriertes Arbeiten, für Teamwork, zum Telefonieren, für Videokonferenzen und Besprechungen - indoor und outdoor auf einer kleinen Terrasse. Auch für Erholung und gemeinsame Mittagessen gibt es die passenden Orte. Darüber hinaus ist die gesamte Fläche auch als Eventlocation nutzbar. Also ein echter Multispace für ein Activity Based Working Konzept. Die kompromisslose Ausrichtung an unseren Werten und Tätigkeiten hat einen Ort hervor gebracht, der als ein gemeinsamer Ort des Wirkens verstanden wird, in dem das Prinzip „Sharing“ das Wir-Gefühl stärkt und der Teil unserer Identität ist.

Die (Aus)Wirkung unserer Corona-Learings

 

Der Umbau unseres Büros war etwas mehr als ein Jahr vor Beginn der Corona-Pandemie fertig. Das Team fühlt sich stark mit unserer neuen Arbeitswelt verbunden – den meisten ist es schwer gefallen während der strengen Lock-down Phase im Home Office zu bleiben. Jetzt, wo alle wieder zurückkehren, stellen wir fest, dass es möglicherweise mehr Rückzugsmöglichkeiten für Telefon- und Videokonferenzen braucht als zuvor. Außerdem arbeiten wir noch ein Stück weit flexibler: Das Home Office und andere Arbeitsorte werden intensiver genutzt.

Michael Wiebelt, Partner bei M.O.O.CON und WirkRaum Projektleiter

Wir betrachten das Büro generell als etwas Dynamisches, das sich ständig verändert. Daher haben wir von Anfang an auf Flexibilität geachtet - eine Weiterentwicklung der Fläche im Zusammenhang mit der Frage ob die Fläche uns noch optimal unterstützt würde kein Problem darstellen.

Schwarz auf Weiß: Die Kosten

Für unseren Umbau haben wir rund 1.570 Euro (netto)* pro Quadratmeter im Innenausbau und Möblierung investiert. Kosten für die im Zusammenhang mit den Maßnahmen erforderliche Sanierung des Bestandsgebäudes sind hier explizit ausgenommen, um eine bessere Vergleichbarkeit herzustellen. Denn jedes Unternehmen, das „seine“ Menschen und seine Organisation in neue Arbeitswelten bringen möchte, hat eine andere Ausgangssituation.

Bleiben Sie dran! In den kommenden Wochen zeigen wir Ihnen regelmäßig Fallbeispiele aus unserer Kunden- und Projektwelt, in denen die Corona-Learnings und der Schritt in Richtung neue Arbeitswelten schon umgesetzt wurden.

 

 

* Mit eingerechnet sind laut deutscher DIN die Kostengruppen 300: Bauwerk – Baukonstruktionen, 400: Bauwerk – Technische Anlagen und 600: Ausstattung und Kunstwerke.

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