Der Gesamtprozess

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Nach eingehender Beschäftigung mit Methoden des Projektmanagements, Aufbauorganisation und kulturellen Voraussetzungen folgt nun die Verbindung der gewonnenen Erkenntnisse zum hybriden Gesamtprozess. Damit entsteht ein praktisch anwendbarer Standard, der eine neue und ganzheitliche Form der Steuerung von Bau- und Immobilienprojekten ermöglicht.

TOOLBOX HYBRIDES PROJEKTMANAGEMENT

Steuern wie ein Profi

Mit dem hybriden Gesamtprozess verbinden wie die im ersten Teil beschriebenen Ansätze und Methoden – im passenden Mischverhältnis – zu einem einzigen, praxisnahen Standard:

Der hybride Gesamtprozess (Quelle: IG Lebenszyklus Bau)

Prozessaufbau

  • Lean Management bildet die Grundstruktur und das Werkzeug, um den Prozessrahmen zu halten. Dabei übernehmen wir die Prozessschritte des Last Planner-Ansatzes, um eine standardisierte Struktur zu schaffen.

  • Agiles Projektmanagement (in Form von Scrum) wird genutzt, um in allen Projektphasen Raum für kontinuierliche Verbesserung, Kundenorientierung und Transparenz zu schaffen.

  • Design Thinking ermöglicht mit seinem bunten Methoden-Potpurri Exploration, Entdeckung innovativer Lösungen und Abkehr vom Schubladendenken.

 

Prozessablauf

Die kooperative, gewerkeübergreifende Planung des Gesamtprozesses durch die Projektbeteiligten ist Herzstück unseres Frameworks.

Das bedeutet:

  • Entscheidungen und Zusagen werden ausschließlich kooperativ im Rahmen von Sitzungen getroffen. Entsprechende Fachkompetenz und Vertretungsbefugnis müssen dabei immer gegeben sein.

  • Die Einhaltung von Zusagen wird überprüft. Abweichungen werden mit entsprechender Begründung erfasst, um einen kontinuierlichen Lern- und Verbesserungsprozess zu integrieren und die Verbindlichkeit zu erhöhen.

  • Die Gewerke werden in einem Arbeitsfluss miteinander verbunden. Dazu ist eine Kultur des Vertrauens Voraussetzung (siehe Teil 3 unserer Blogserie).

Der Prozessrahmen im Detail

Den Prozessrahmen können wir in einzelne Prozessschritte (Prozesskonzeption – Prozessplanung – Aufgabenmanagement – Abnahme/Dokumentation – Reflexion) unterteilen, die von unterschiedlichen Aufgaben, Zielen und Ansprüchen bestimmt werden und nicht zwangsläufig linear ablaufen müssen.

Durch Sprints gewährleistet jeder Schritt außerdem Raum für Exploration.

Diese in der Regel ein bis zwei Wochen dauernden Iterationen dienen dazu, eine definierte, abgegrenzte und überschaubare Aufgabenstellung in (nutzerzentrierte) Lösungen zu übersetzen. Getragen wird der Sprint von einem selbstgesteuerten Team, das während seiner Dauer tägliche Kurzmeetings (sogenannte Dailys) abhält.

Step

Prozesskonzeption

Die Projektbeteiligten erarbeiten (in einem oder mehreren Workshops) gemeinsam den Gesamtprozess entlang der vom Projektauftraggeber vordefinierten Meilensteine. Dabei liegt der Fokus auf Prozessen, Leitlinien zur Projektkultur, BIM-Vorgaben sowie Aufbau- bzw. Ablauforganisation (nicht aber auf Ressourcen oder Terminen).

Step

Prozessplanung

Die Projektbeteiligten erarbeiten (zu Ende jeder Planungsphase und vor Erreichung eines Meilensteins) die Prozessplanung für die Folgephase. Dazu werden die Prozesse kollaborativ nach dem Pull-Prinzip auf Wochenbasis detailliert. Der Fokus liegt dabei auf Terminen und Ressourcen.

Diese Phasenplanung wird alle 3-6 Wochen aktualisiert.

Step

Aufgabenmanagement

Die Projektbeteiligten erarbeiten (alle 1-2 Wochen) in einem gemeinsamen Meeting Aufgaben für die anstehende Woche und gleichen Projektstatus und Prozessplanung ab. Die beteiligten Gewerke bestimmen (auf Tagesebene) Tätigkeiten, Abhängigkeiten, Ziele, Ressourcen und Technikeinsatz. Getroffene Zusagen werden auf Einhaltung kontrolliert.

Zusätzlich erfolgen die Aktualisierung der Prozessplanung, die Erstellung der 2-6-Wochenvorschau und die Nachbesprechung der vergangenen Woche.

In der Ausführungsphase finden außerdem tägliche Abstimmungen (Dailys) mit Fokus auf die Prozessplanung statt.

Step

Abnahme Dokumentation

Das Projektmanagement gibt Feedback zu Sprint-Verläufen und -Ergebnissen und entscheidet für oder gegen die entwickelte Lösung.

Step

Reflexion

Die Projektbeteiligten treffen sich im Abstand von 3-6 Wochen (parallel zur Aktualisierung der Prozessplanung) zu einem Reflexions-Meeting. Dabei liegt der Fokus auf Optimierungspotentialen für die nächsten Sprints. Die erzielten Verbesserungen werden unmittelbar in den Prozess integriert.

Herzstück Big Room

Der sogenannte Big Room ist räumlicher Ausdruck kollaborationsorientierter Projektkultur: Denn als Kommandozentrale des Projektunternehmens wirkt der für Projekt-Meetings aller Art genutzte Treffpunkt identitätsstiftend und begegnungsfördernd.

Der Big Room im gemeinsamen Baubüro (Quelle: Markus Prötsch / Wilhelm Sedlak GesmbH, Lean Construction)

 

Die Einrichtung eines Big Rooms (in Nähe der Baustelle) ermöglicht zudem eine durchgängige und für alle Projektbeteiligten einsehbare Prozess-Visualisierung. Dadurch werden Transparenz und Verantwortungsbewusstsein gestärkt.

Unabhängige Begleitung als Garant für Fairness & Methodenkompetenz

Um ein vertrauensvolles Miteinander (siehe Teil 3 des Dossiers) und die richtige Anwendung der Methoden und Ansätze sicherzustellen, wird Begleitung durch eine unabhängige Prozessmoderation dringend empfohlen.

Sie …

  • übernimmt keine weiteren Projektaufgaben

  • ist auf den Umgang der Menschen mit Prozessen und Methoden geschult

  • begleitet die selbstgesteuerten Teams in ihren Sprints

  • handelt als Coach und

  • vermittelt Methodenkompetenz im analogen und digitalen Raum

Zwischenbilanz

In diesem Beitrag haben wir erläutert, wie unsere Erkenntnisse betreffend Methoden und Ansätze, Aufbauorganisation und Projektkultur in einem standardisierten und praktisch anwendbaren Framework verbunden werden können.

Im letzten Beitrag zum Themendossier „Hybrides Projektmanagement als Weg zu zukunftsorientierten Bauprojekten“ widmen wir uns jenen Werkzeugen, die unsere Projektmanagement-Toolbox abrunden.

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