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Anfang des Jahres 2021 wurde mit dem Neubau der Unternehmenszentrale am Hauptbahnhof Frankfurt am Main eine moderne Arbeitsumgebung fertiggestellt, deren geplante Eröffnung jedoch mitten in die Zeit von Corona und Homeoffice fiel. Wie viele andere Organisationen blieb auch die DB Netz AG nicht von den Folgen verschont. Der anhaltende Leerstand von attraktiven Büroflächen machte Überlegungen zu Verdichtung und Desksharing notwendig. Ein Change-Prozess stand an, der sensible Begleitmaßnahmen zur Einbindung der Mitarbeiter:innen erfordert. Für diese Aufgabe holte man uns, als bereits erfahrene Partner:innen der DB Personenverkehr, an Bord.
Architektur und Bürokonzept waren bereits vorhanden, als wir für das professionelle Change Management von Umzug und Neustart in eine neue Arbeitswelt geholt wurden. Eine besondere Herausforderung hatten die Umwälzungen durch Corona mit sich gebracht: Knapp vor der Pandemie war noch eine 1:1 Belegungsplanung (= jede/r Mitarbeiter:in hat einen eigenen, fixen Arbeitsplatz) festgelegt und entsprechend planerisch umgesetzt worden. Die Weichen waren gestellt, der Umzug auf Schiene, doch jetzt war eine Richtungsänderung gefragt.
Zunächst war die Unternehmensleitung mit Quarantäne und Sicherheitsmaßnahmen konfrontiert, dann kam das mobile Arbeiten, verbunden mit dem damit einhergehenden Kulturwandel dazu. Tätigkeitsorientiertes Arbeiten und eine Umstellung auf Desksharing waren die neuen Vorgaben, die nun den Mitarbeiter:innen vermittelt werden mussten.
Die neue Firmenzentrale der DB Netz AG, als NETZwerk bereits in aller Munde, besteht aus zwei siebengeschossigen Gebäudeteilen. Die Büroetagen setzen sich aus einem variantenreichen Konzept zusammen, das nun bezogen und flexibel genutzt werden sollte. Damit aus dem Loslassen von Vertrautem ein "erleichterter" Neustart werden konnte, gingen wir in die direkte Kommunikation.
Mit der Konzeption und Erstellung von Videoclips konnten wir die Projektleitung dabei unterstützen, die Nutzer:innen auf den bevorstehenden Umzug vorzubereiten. Es war besonders wichtig Neugier und Vorfreude zu fördern. Dabei halfen exklusive Previews ins Gebäude und attraktive Aussichten auf Gestaltung und Design, dabei halfen aber auch die Vorstände selbst, denen die bestmögliche Unterstützung ihrer Mitarbeiter:innen so wichtig war, dass sie selbst vor die Kamera traten.
Die Anstrengungen des "Ausmistens" wurden durch einen animierten Ausblick in die Zukunft schmackhaft gemacht. Dabei fanden wir die beste Unterstützung bei der Belegschaft selbst. Die zukünftigen NETZwerker:innen wurden zu Hauptdarsteller:innen und wirkten als Multiplikator:innen für Reduktion und Erleichterung.
In einem weiteren Videoclip konnten wir bereits einige Features der neuen Arbeitsumgebung vorstellen, hier wurde das Projektteam der DB Immobilien zu kundigen Guides, um bereits vor Fertigstellung des NETZwerks zu informieren.
Das fertiggestellte Gebäude war bereits für tätigkeitsorientiertes Arbeiten konzipiert worden. Ein Mix aus verschiedenen offenen, halb-offenen und geschlossenen Büroräumen wurde mit Think Tanks, Telefonzellen, Besprechungsräumen, Meetingpoints und Kreativräumen angereichert, die je nach Bedarf passende Arbeitsplätze und zusätzliche Arbeitsmöglichkeiten bieten.
Gerade die Nutzung der Arbeitsplätze stellte aber die große Herausforderung dar, da die Bedeutungszunahme des mobilen Arbeitens eine Neuausrichtung nötig gemacht hatte: flexible Arbeitsplätze für die Mitarbeitenden und die Zuordnung weiterer Organisationseinheiten, um den entstandenen Leerstand zu füllen. Damit musste über eine neue Nutzung der Büroflächen inklusive Desksharing nachgedacht werden.
Dabei konnten wir die DB Netz erfolgreich unterstützen: Ohne die gerade neu errichteten Flächen tatsächlich anzugreifen, also ohne jegliche Investition für bauliche Maßnahmen oder Möblierung, lediglich durch Hilfestellungen in der Betrachtung, Widmung, Bespielung und Nutzung des bereits vorhandenen räumlich-funktionalen Angebots. Was sind die wesentlichen Steps in solchen Prozessen?
Konkret waren 2.500 Mitarbeiter:innen für das Potenzial der veränderten Nutzung zu sensibilisieren. Ein entsprechend leichtfüßiger, ansprechender und leicht skalierbarer Zugang musste gefunden werden. Unser Workshop-Konzept sieht eine standardisierte Vorgehensweise als Basis für tiefergehende Angebote vor. Alle Workshop-Formate funktionieren als Train-the-Trainer-Konzept für einen Rollout bei der gesamten Belegschaft.
Die erste Workshop-Reihe zielte auf die Sensibilisierung für orts- und zeitunabhängiges, tätigkeitsorientiertes Arbeiten und Sharing ab. Wieder setzten wir auf die emotionale Kraft der bewegten Bilder, wieder konnten wir Vorstände und Belegschaft vor die Kamera holen. Die Auswirkungen des neuen Arbeitens auf die Nutzung moderner Arbeitswelten und der hybride Arbeitsalltag prototypischer DB Netz Mitarbeiter:innen im Fokus der niederschwelligen Videoclips gaben Impulse für nachfolgende Reflexionsrunden der Workshop-Teilnehmenden.
Das zweite Workshopformat diente dazu, "Nutzungsgemeinschaften" von Büroflächen an ein tätigkeitsorientiertes Sharing-Konzept heranzuführen. Dazu brauchte es zunächst ein tieferes Verständnis für den Zusammenhang von Tätigkeiten, Bedarfen und Lösungsansätzen um das räumlich-funktionale Angebot besser zu nutzen. Mitarbeitende lernten antizipierte Szenarien mittels passender Vereinbarungen zu unterstützen und zum Leben zu bringen. Wichtig dabei: Wir setzen in unserer Beratung stets auf weiche Lösungen, denn unsere Arbeitswelt will immer offen sein für Veränderung.
Vorlage zur Zonierung und Widmung von Büroflächen im Rahmen eines virtuellen Workshops.
Modernes Arbeiten@DB Netz: Durch die Pandemie ausgelöst, etabliert und weiterentwickelt.
Die neue Arbeitswelt setzt auf das Konzept des Teilens. Ehemals starre Abteilungsgrenzen werden durchlässig, Nutzungsmöglichkeiten nehmen zu und damit auch die Vielfalt des Angebots. „Spielregeln“ untermauern die Zusammenarbeit.
Ebenso wichtig ist der proaktive und offene Dialog zwischen den Nutzer:innen der neuen Arbeitswelt. Im Rahmen unserer Change-Interventionen gaben wir Impulse für Methoden und Tools damit Nutzungsgemeinschaften zueinander finden, das Potenzial ihrer Büroflächen heben und das Angebot bestmöglich nutzen können. So schaffen sie es, zusammen besser zu werden. Das stärkt die Zugehörigkeit und die Zufriedenheit aller.
