21.10.2019

Die Utopie vom papierlosen Büro – wo stehen wir heute?

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Am 6. November jährt sich der World Paper Free Day. Wir nutzen diesen Anlass, um zu reflektieren wie es mit dem schon für 1990 prophezeiten papierlosen Büro heute aussieht. Eines schon vorweg: Drucken Sie diesen Blogbeitrag auf keinen Fall aus.

Digitalisierung vs. Papier

Wer sich mit dem Themen New Work und Activity Based Working beschäftigt, kommt an den Fragen rund um das papierlose Büro nicht vorbei. Der Begriff geht auf das Jahr 1975 zurück. Ein Big Player in der Unternehmensberatung hat in der Businessweek gemutmaßt, dass der Papierverbrauch ab 1980 zurückgehen und alle Büros bis zum Jahr 1990 Büros papierlos sein würden. Die Realität im Jahr 2019 sieht anders aus: Immer noch sind 60 bis 80 Prozent des Büroabfalls Papier. In Europa drucken Büroangestellte 100 Seiten pro Person und Tag – das sind im Jahr 19.000 Seiten. Wir sind von der Utopie der Papierlosigkeit weit entfernt. „Paperless“ wurde in den letzten Jahrzehnten zu einem strapazierten Buzzword, während die Papierindustrie trotz fortschreitender Digitalisierung und Zunahme digitaler Kommunikation stetig gewachsen ist.

Welche Vorteile hat das paperless Office?

In unseren Kundenprojekten merken wir immer wieder, dass der Wille für ein papierloses Büro zwar vorhanden, aber die Umsetzung sehr vorsichtig ist. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand:

  • Auf digitalem Wege wird schneller kommuniziert.

  • Digitale Tools helfen dabei Wissen zu verbreiten.

  • Die Suche nach Inhalten ist digital einfacher als eine analoge Recherche.

  • Auch wenn Cyber-Security gelegentlich für schlechte Nachrichten sorgt, unter der Verwendung von entsprechender Software und Hardware, kann die Datensicherheit besser gewährleistet und gesteuert werden.

  • Kosten für Papier, Toner, Wartung, Schränke etc. werden eingespart.

  • MitarbeiterInnen werden autonomer und mobiler.

  • Ein ökologisch nachhaltiger Beitrag wird geleistet.

  • Der Raum für Archive und Ablageschränke kann sinnvoller genutzt werden.

Papier lässt MitarbeiterInnen kreativ sein

Warum setzt sich paperless trotzdem nicht durch? Vielleicht weil man manche Dinge erst schätzen lernt, wenn sie nicht mehr da sind? Notizzettel, Skizzenrollen, Flipchart-Papier, Zeichenblock, etc. Papier weckt Emotionen und macht kreativ. Man kann es riechen, fühlen, bekritzeln, zerknüllen. Alles nur Gewohnheit? Die Frage ist, in wie weit solche haptischen Erlebnisse ersetzt werden sollen. Das muss jede Organisation für sich selbst entscheiden.

Wie komme ich zu einem papierlosen Büro?

Klar ist, wer das Papier aus den Büros verbannen möchte, muss erst erstmal das Verhalten der Menschen ändern. In der Literatur stößt man dabei auf zwei spannende Typen. Für „paper hoarders“ bedeutet Papier Sicherheit. Der Print-Instinkt ist bei ihnen stark ausgeprägt. Die gedruckten Dokumente werden für den Fall einer Wiederverwendung gehortet. „Paper purgers“ hingegen lieben leere Schreibtische und ihre digitalen Möglichkeiten. Sie sehen in Papier eine Bedrohung für ein Durcheinander.

Zwischen diesen beiden Extremen liegt die Grauzone des „paper light“ Ansatzes. Das zu Deutsch „papierarme Büro“ ist für viele Unternehmen der erste Schritt Ballast abzuwerfen. Papier als Informationsmedium wird minimiert, bleibt aber in dessen Nutzung als Kulturträger sichtbar.

In unseren Projekten im Geschäftsfeld Arbeitswelten verändern unterstützen wir unsere AuftraggeberInnen dabei, die Gelegenheit beim Schopf zu packen. Wir denken eine künftige papierlose oder papierarme Ausrichtung der Organisation mit, setzen uns für eine parallele Umsetzung von Digitalisierungsstrategien ein und platzieren bunte Sofas anstelle grauer Aktenschränke. Fangen Sie bei sich selbst an und drucken Sie diesen Blogbeitrag auf keinen Fall aus.

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