Büros sind kein Selbstzweck

Haben Unternehmen für sich entschieden, das vorhandene Büro oder das gesamte Büro-Portfolio einem Stresstest zu unterziehen, sind die richtigen Fragen zu stellen. Ich würde hierfür Verantwortlichen nicht dazu raten, zu schnell oder zuerst rein quantitativ zu denken. Schließlich sind Büros kein Selbstzweck oder reiner Kostenfaktor, sondern sie sollen den NutzerInnen die bestmögliche Unterstützung und Förderung bieten. Sie sollen Nutzen stiften.

Wofür und für wen? Welche Qualität und wieviel? Wie lange und wie teuer? So könnte eine Fragenreihenfolge aussehen.

Das Ergebnis eines solchen Stresstests muss nicht zwingend ein Weniger sein, ist aber relativ wahrscheinlich. Genauso kann als Ergebnis einer Untersuchung, die insbesondere Wirkung und Nutzen einer Bürofläche betrachtet, ein Anders oder gar Mehr bedeuten. Es kommt auf die Spezifika jeder Organisation an. Das „Büro der Zukunft“ – wenn es dieses geben wird –  gibt es nicht von der Stange, sondern ist spezifisch zu denken, zu entwickeln und umzusetzen.

Essay in drei Teilen

Tobias Baur, M.O.O.CON Experte für zukunftsfähige Arbeitswelten in Frankfurt, befasst sich in dieser dreiteiligen Reihe mit den Einflussfaktoren, die auf unsere bzw. Ihre Büros wirken. Corona ist ein Influencer, aber es gibt auch andere, die es erforderlich machen, die eigene Bürolandschaft qualitativ und quantitativ zu überprüfen.

  • Lesen Sie in diesem 1. Teil des Essays warum Büros kein Selbstzweck sind. Und zwar weder für Krisengebeutelte noch für KrisengewinnerInnen oder für jene, die noch nicht entschieden haben was sie aus dem Pandemiejahr mitnehmen.

  • Im 2. Teil geht es um einen noch nie in dieser Dynamik dagewesenen Umbruch der Arbeitsgewohnheiten und Strukturen

  • Und im 3. Teil zeigen wir auf warum und wie Raum wirkt. Und zwar immer. Auf Unternehmen und auf ihre Umwelt.

Wer handelt?

Büros in ihrer bisherigen Nutzung werden von Verantwortlichen hinterfragt: CEOs, Geschäftsführer, Personalverantwortliche, CFOs, Change- und Transformationsverantwortliche, CIOs, Corporate Real Estate Manager und andere Zukunftsinteressierte rätseln. Es wächst die Verunsicherung darüber, dass Büroflächen, Bürogebäude oder ganze Portfolien in ihrer herkömmlichen Art und Größe noch „zeitgemäß“, notwendig und sinnvoll sind.

Ohne Übertreibung kann man von nahezu allen Unternehmen und Organisationen sprechen. Private Unternehmen, öffentlich-rechtliche Unternehmen, von Dax-Konzern über Mittelstand bis Verwaltungsorganisation oder Non Profit-Unternehmung. Sogar Schulen und andere Ausbildungsstätten denken über ihre Flächen nach.

Auslöser: Markt

Die Corona-Pandemie wirkt sich auf die wirtschaftliche Situation von Ländern und der Großzahl der Unternehmen negativ aus. Nach Angabe des Statistischen Bundesamt Deutschland lag das Bruttoinlandsprodukt Deutschlands im 2. Quartal 2020 ca. 12% unter dem entsprechenden Vorjahresquartal. Der Markt drückt auf die Unternehmen. Ähnlich wie Zahnschmerzen: Erst punktuell, langsam, dann andauernd, schließlich bis zum Handlungsbedarf.

Krisenmodus: On. Immobilien und Büroflächen abstoßen?

Unternehmen sind Getroffene. Sie sind in Schwierigkeiten geraten. Sie sind schlicht in eine wirtschaftliche Schieflage gekommen. Ganze Branchen und einzelne Unternehmen sind zu den Verlierern der Situation zu zählen. Dabei muss es selbstverständlich sein, dass die getroffenen Unternehmerinnen und Unternehmer sämtliche Produkte und Prozesse, welche in der alten Welt erfolgreich waren, hinterfragen. Oder zumindest nach den vorhandenen Stellschrauben durchleuchten, um den Veränderungen entgegenwirken zu können. Gelingt dies nicht oder nur sehr zögerlich, schalten beziehungsweise bleiben getroffene Unternehmen in den Überlebensmodus. Vorrangiges Ziel ist es, alle, wirklich alle Kostenpositionen extrem auf den Prüfstand zu stellen.

Selbstverständlich gilt dies auch für die eigengenutzte Infrastruktur. Infrastruktur wird (dann) als reiner Kostenfaktor betrachtet, der er ist. In einem nicht produzierenden Unternehmen sind in der Regel Personalkosten der größte Kostenblock; er wird hier nicht betrachtet. Die Kosten für Infrastruktur folgen dann oftmals als die zweitgrößte Position. Es liegt auf der Hand und ist die Pflicht jeder Unternehmensführung, diesen zu analysieren, Maßnahmen zu prüfen und einzuleiten. Dies kann – radikal betrachtet – darin münden, dass fast ohne Rücksicht auf organisatorische oder soziokulturelle Gründe (Überlebensmodus!) Büroflächen extrem verdichtet, verkleinert, abgemietet oder veräußert werden. Und noch einen Schritt weitergegangen, wird das gesamte Immobilienportfolio geprüft, verändert und reduziert. Auf diese Weise leistet das Corporate Real Estate bei Unternehmen und Organisationen, die (aufgrund der Corona-Pandemie) in wirtschaftliche Not gekommen sind, einen Beitrag, Fixkosten zu reduzieren und dadurch zur Unternehmensbilanz. Wenn es um nichts anderes mehr als das Überstehen einer echten Krisensituation geht, ist diese Vorgehensweise nachvollziehbar.
 

Raketenhaftes Wachstum. Was tun?

Andere Branchen und deren unternehmerische Vertreter haben durch die Corona-Pandemie einen unerwarteten wirtschaftlichen Rückenwind erhalten. Sie sind regelrecht beflügelt und von einem plötzlichen Aufschwung überrascht, um nicht zu sagen, sie wurden überrollt. IT-Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen im Bereich digitaler Kommunikation oder Datenverarbeitung haben. Schließlich hat der Anteil an Videokonferenzen in unser aller Büroalltag gefühlt um mehrere 100% zugenommen.

Online-Handelsriesen wie Amazon oder Deutsche Post erleben Ähnliches. Gleiches gilt für Pharma-Unternehmen, die medizinische Produkte entwickeln und herstellen. Oder andere aus dem Gesundheitswesen, die beispielsweise Luftreiniger oder Hygieneartikel produzieren. Hersteller von Outdoor- und Sportausrüstungen gehören ebenso zu den Beflügelten. Ein Verantwortlicher eines großen Versicherungsunternehmens hat mir glaubhaft versichert, dass „es“ noch nie so gut ginge wie derzeit. Gratuliere!

Auch diese Unternehmen verändern sich und passen ihre Organisation, Prozesse, Arbeitsmittel und -weisen der erfolgreichen aktuellen Situation an. Die Organisation vergrößert sich, gutes Personal wird (im besten Fall) gefunden und eingestellt. Sie platzen förmlich aus allen Nähten. Für die Verantwortlichen der Infrastruktur ist auch das eine wahre Herausforderung. Ist doch die Immobilienwirtschaft in vielen Belangen träge wie ein Tanker auf offener See, müssen Corporate Real Estate-Verantwortliche in dieser Situation doch eher handeln wie ein Schnellboot. Wenn dann noch Büros nicht nur als Fläche (sic!) betrachtet werden, sondern als echter Hebel für wirksames Arbeiten, wird es richtig herausfordernd. Kein echter Gewinn ohne Mühsal. Der Schlüssel liegt auch hier nicht im „Wieviel-und-was-kostet-das?“, sondern im „Welche Qualität und wie befeuert das unser Kerngeschäft?“. Auch die so genannten Gewinner der Pandemie haben ihre Hausaufgaben zu machen.

Betroffen sind die anderen. Echt jetzt?

Schließlich gibt es noch eine dritte Kategorie von Unternehmen und Organisationen, die von der Pandemie berührt werden: die Unentschiedenen. Ihr Corona-beeinflusster Markt „zieht an beiden Enden“. Das heißt, auf der einen Seite reduziert sich der Umsatz durch das Zögern oder Verneinen der Abnehmer ihrer Dienstleistungen und Produkte. Umsätze brechen regelrecht weg. Auf der anderen Seite ergeben sich große Chancen durch neu angefragte Produkte oder Dienstleistungen. Beispiel: Ein großes, weltweit agierendes Beratungshaus ist abhängig vom Wohlergehen seiner Key Accounts. Geht es diesen schlecht, kommen Budgets für Beratungsaufträge in klassischen Beratungsfeldern möglicherweise auf den Prüfstand und werden gekürzt. Derselbe Kunde hat jedoch „plötzlich“, durch die Wirrungen der Corona-geschüttelten Wirtschaft und der eigenen Schieflage, Handlungs- und damit gegebenenfalls auch Beratungsbedarf. Neue, nie für möglich gehaltene Szenarien des kriselnden Key Accounts sind zu analysieren. Ein neues, anderes Mandat ergibt sich für das Beratungshaus. Somit können Reduktionen des Geschäfts durch neue Chancen ausgeglichen werden.

Und wie groß ist der Handlungsbedarf bezüglich der genutzten Infrastruktur für diese unentschiedenen Unternehmen? Möglicherweise gar nicht vorhanden. Es geht ja schließlich irgendwie weiter. Bei dieser Kategorie von Unternehmen lassen sich noch keine eindeutigen Auswirkungen auf Büroflächenbedarfe feststellen. Außer man ist der Meinung, „30% Prozent Flächenreduktion bei gleichzeitig besserer Qualität geht immer“. Man kann durchaus dieser Meinung sein, werden doch in vielen Unternehmen und Organisationen Büroflächen wie vor 10 oder 20 Jahren genutzt und die Entwicklungen von Arbeitsorganisation und Einflüsse der Digitalisierungen quasi ignoriert. Ein einfaches „Weiter-so!“ kann auch für diese Unternehmen zu wenig, ein Rückschritt sein.

 

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Hier geht es zum Teil 2 des Essays.

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