Neue Arbeitswelten: Technologielösungen für hybride Settings finden

Dieser Beitrag ist Teil des Dossiers

FMA | IFMA Whitepaper: Aufbruch zu neuen Arbeitswelten

In der Arbeitswelt lässt sich ein starker Trend hin zur Flexibilisierung von Arbeitsort und -zeit verfolgen. Daraus resultiert, dass Zusammenarbeit nicht mehr ausschließlich am selben Ort stattfindet. In einigen Branchen finden sich globale Teams bereits seit Jahren hybrid zusammen. So nutzen zum Beispiel Automobilbauer globale Entwicklerteams, um asynchron rund um die Uhr an einem Projekt zu arbeiten. Heimarbeit und hybrides Zusammenarbeiten sind nun in beinahe allen Unternehmen angekommen.

Bisherige Arbeitsweisen werden gleichermaßen hinterfragt wie die bisher verwendeten Räume und Technologien. Die Disruption ist dermaßen grundlegend, dass wir nicht umhinkönnen, unsere Zusammenarbeit neu zu überdenken und uns aktiv an der Gestaltung unserer Arbeitswelt zu beteiligen. Der Einsatz von neuen Technologien erlaubt es, schnell zu skalieren. So kann einerseits beispielweise die Serverleistung oder der Speicher via Cloud kurzfristig erhöht werden, andrerseits können schnell zusätzliche Lizenzen erweitert werden. Vieles funktioniert inzwischen mit wenigen Mausklicks. 

Entsprechend der eigenen Unternehmenskultur sind für den Aufbruch in neue Arbeitswelten die geeigneten Tools zu wählen. Dies gilt für die formelle Zusammenarbeit gleichermaßen wie für die informelle. Hybrides Arbeiten heißt für viele, von einem virtuellen Meetingraum in den nächsten zu hetzen. Da keine physische Anwesenheit vor Ort oder gar ein Ortswechsel mit entsprechenden Wegzeiten erforderlich ist, erhöht sich plötzlich die zeitliche „Verfügbarkeit“. 

Pausen oder gar der zu Beginn eines Meetings übliche, informelle Austausch gehen dabei oftmals verloren. Unter Punkt 2 „Kultur und Veränderungen managen“ (Download Whitepaper) werden Spielregeln angesprochen, welche uns dabei helfen, die richtige Balance im Umgang mit diesen neuen Technologien zu finden.

Zeit für Informelles kann und muss demnach in hybriden Arbeitswelten aktiv eingeplant werden. Dafür braucht es Führung/Anleitung in Teams/Abteilungen gleichermaßen wie entsprechende Tools, die das Informelle spannender und abwechslungsreicher gestalten. Es gibt hier keine universale Lösung nach Branchen oder Unternehmensgröße, denn so individuell jede Unternehmenskultur ist, so individuell muss auch jedes Kollaborationstool und jede Community-App darauf abgestimmt sein. 

Die Technologie, wenn sie richtig eingesetzt wird, bildet die Grundlage der Arbeit.

So wie niemand fragt, ob der Boden des Hauses tragfähig ist und ob es auch Wasser und eine Heizung im Raum gibt, wird von einer modernen Arbeitswelt das Vorhandensein aller notwendigen Werkzeuge erwartet. Systeme müssen sich den Abläufen anpassen können und umgekehrt. Das erfordert eine Veränderung der Denkweise und Kultur im Unternehmen. Oftmals wird jedoch noch erwartet, dass sich nur die digitalen Systeme, nicht jedoch die Organisation und deren Menschen an neue Lösungen und Gegebenheiten anpassen müssen. 

Kollaboration

Lösungen gibt es am Markt bereits viele. So werden in Unternehmen häufig Chat- bzw. Messenger-Dienste genutzt, um gerade die interne E-Mail-Flut zu reduzieren. Ein übersichtlicher Nachrichtenverlauf bietet mehr Überblick als mehrfach weitergeleitete oder beantwortete E-Mail-Ketten. KollegInnen können direkt angeschrieben werden, der Austausch von Dokumenten, Screenshots und Links sowie die Einrichtung von Gruppenchats ist möglich.

Oftmals werden Chat-Dienste integriert in übergeordnete Collaboration-Tools als SaaS-Lösung oder Smartphone-App angeboten, die weiteren Funktionen wie Posting, Statusanzeigen und Ähnliches ermöglichen. Bei sogenannten Collaboration-Tools stehen die Förderung interner Kommunikation und der Zusammenarbeit im Mittelpunkt. In Zeiten, in denen Konzepte wie „agiles Arbeiten“, „laterales Führen“, „Digital Leadership“ und „Arbeit 4.0“ florieren, sind diese Lösungen auch für das Management unumgänglich. Sie können dabei helfen, sich von alten Hierarchien und „Command & Control“-Prinzipien fortzuentwickeln, zugunsten eines selbstbestimmten, freien und selbst organisierten Arbeitens, und somit Unternehmen beweglicher und anpassungsfähiger machen (https://www.zukunftsinstitut.de/artikel/digitalisierung/digitale-kollaboration/, abgerufen am 09.07.2021). Sowohl fachlicher als auch informeller Austausch sind einfach und jederzeit möglich. Vielfach werden Innovation und Motivation – und damit auch die Identität des Unternehmens selbst – gestärkt. Zuständige Abteilungen und ExpertInnen für Fachgebiete werden zudem schnell identifiziert, was ebenfalls für effizientere Prozesse sorgt.

Teams sehen sich mit der Herausforderung konfrontiert, dass auch Kreativität vermehrt im digitalen Raum stattfindet. Virtuelle Whiteboard-Tools ermöglichen hier umfassende Zusammenarbeit in Echtzeit. Nicht nur im eigenen Team, sondern auch in KundInnenworkshops werden dabei einfache bis komplexe Aufgabenstellungen gemeinsam auf digitalen White-Boards erarbeitet. In agilen Umgebungen ermöglichen virtuelle Whiteboard-Tools partizipierendes Arbeiten in hybriden Meetings.

Vom simplen Brainstorming bis hin zu komplexen Prozessen lassen sich so vielfältige Formate realisieren. Boards lassen sich beliebig erweitern, individuell gestalten, und bieten darüber hinaus auch zahlreiche Features für die digitale Durchführung von Meetings und Workshops. Durch die permanente Anpassbarkeit und Aktualität bieten die Tools auch für langfristige Vorhaben ein enormes Potenzial im Sinne eines agilen Arbeitsverständnisses.

Bei Software-Lösungen, Collaboration-Tools, Wikis oder Smart-phone-Apps geht der Trend ganz klar in Richtung „Software as a Service“ (SaaS) und Cloud-Lösungen. Dabei werden die Lösungen nicht mehr auf Unternehmensservern installiert, sondern von den Anbietern gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr in einer Cloud gemietet und vom jeweiligen Unternehmen nur genutzt. Dies ermöglicht jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff auf Unternehmenssoftware, Daten, Tools und Dokumente, beispielweise für die Nutzung im Homeoffice oder auf Firmenreisen.

Robotic-Process-Automation und Künstliche Intelligenz (KI)

Im Bereich der Postverarbeitung musste zu Beginn der Corona-Krise die Digitalisierung besonders schnell vorangetrieben werden, da noch viele Geschäftsunterlagen in Papierform eintrafen und physisch verarbeitet wurden. MitarbeiterInnen waren im Homeoffice nicht nur von Teilen der innerbetrieblichen Kommunikation abgeschnitten, sondern zusätzlich auch von den nur physisch verfügbaren Dokumenten. Die Eingangsrechnungen und sonstige KundInnenkorrespondenz landete also im Büro, und konnte nur zeitverzögert verarbeitet werden. Eine Lösung stellte die Digitalisierung und sichere elektronische Übermittlung der zuvor nur in Papierform vorhandenen Tagespost dar. Die Digitalisierung legt hier auch den Grundstein für schnellere und effizientere Geschäftsprozesse – angefangen von der automatisierten Zuordnung der Tagespost für die MitarbeiterInnen bis hin zur Bearbeitung und Freigabe der digitalisierten Eingangsrechnung in einem mehrstufigen Workflow.

Oftmals werden Verträge ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt, geschreddert (oder archiviert) und dann per E-Mail an den/die Vertragspartner/in geschickt. Haben beide Vertragsparteien die Möglichkeit, einen Vertrag oder eine Bestellung digital zu signieren, können die ganzen, manuellen Arbeitsschritte durch wenige Klicks virtuell durchgeführt werden.

Ein weiteres Beispiel ist die Prozessautomation von KundInnenanfragen. KundInnenanfragen erfordern im Tagesgeschäft einen hohen Zeitaufwand, wenn sie zeitnah bearbeitet werden. Mit Hilfe von RPA (Robotic Software Automation) können Anfragen, einer standardisierten Logik folgend, schnell der richtigen Abteilung zugeordnet und an sie weitergeleitet werden. In weiterer Folge kann ein solcher Prozess um eine künstliche Intelligenz erweitert werden, die selbstlernend komplexere Anfragen bearbeiten kann. Diese Lösung kennt man in der Praxis von sogenannten Chat-Bots, welche bereits von vielen Firmen eingesetzt werden (z.B. von Hello Fresh, Amazon, von Fluglinien, Versicherungen ...); erst wenn das sogenannte Bot nicht mehr weiter weiß, wird die Anfrage an einen Servicemitarbeiter oder eine Servicemitarbeiterin weitergeleitet.

Künftig wird künstliche Intelligenz mehr und mehr Automatisierungen übernehmen und selbstständig Entscheidungen treffen. Eine menschliche Interaktion wird nur mehr am Beginn benötigt, damit die Künstliche Intelligenz effizienter lernen kann, sowie für spätere Stichprobenüberprüfungen, bei Sonderfällen, Reklamationen oder zum Erlernen von neuen Abläufen.

Arbeitsplatz buchen und Sensoren

In Büroflächen mit Desk-Sharing-Konzept gibt es weniger physische Arbeitsplätze als MitarbeiterInnen; je nach Ausmaß werden hierfür Buchungssysteme benötigt, damit MitarbeiterInnen ihren Bedarf anmelden und buchen können. Sensoren können dabei helfen, die Auslastung zu messen, freie Arbeitsplätze anzuzeigen oder auch zu prüfen, ob gebuchte Besprechungsräume wirklich genutzt werden. 

Auch im Gebäudebereich werden die Sensoren zahlreicher werden. Automatische Steuerungen können eine Vielzahl von Optimierungen bringen: Die Lichtstimmung kann automatisch der Tageszeit und den Sonnenlichtverhältnissen angepasst werden. In ungenutzten Räumen kann die Lüftung/Beheizung/Kühlung automatisch reduziert und so auch Energie gespart werden.

Unabhängig davon, welche Lösungen in einer Organisation zum Einsatz kommen:

Das Ziel ist, den MitarbeiterInnen ein entsprechendes Arbeitsumfeld zu bieten, das sie optimal unterstützt.

Wird dabei Zeit eingespart, können die MitarbeiterInnen sich mehr mit neuen Geschäftsideen, Weiterbildung und Verbesserungen befassen.

Fähigkeiten und Training

Früher wurden bei der Einführung eines neuen Programms oftmals nur dessen Funktionsweisen geschult. Für hybrides Zusammenarbeiten muss hier allerdings weitergedacht werden. MitarbeiterInnen müssen die Verflechtungen zwischen den unterschiedlichen Lösungen besser verstehen. Deshalb ist es wichtig, dass neben den Funktionen auch die Datenflüsse und die Datenstrukturen geschult werden. Je höher der Digitalisierungsgrad und die Automatisation in einem Unternehmen, desto wichtiger wird die Datenqualität– und es gilt, bei allen Beteiligten ein Bewusstsein hierfür zu schaffen. So können zum Beispiel ungenaue HR-Daten die Arbeit in anderen Abteilungen erschweren.

Janine Pichler, M.O.O.CON Consultant

Regelmäßige Weiterbildungen sorgen dafür, dass das Gesamtwissen einer Organisation kontinuierlich gehoben und gesichert wird.

Nicht immer ist jedes notwendige Know-how in einem Unternehmen verfügbar; künftig wird Wissen verstärkt punktuell oder über zeitliche Perioden zugekauft oder überhaupt mit anderen Firmen geteilt. Die Bereitstellung von hybriden und zeitlich asynchronen Arbeitsweisen erlaubt es, auf Talente weltweit zugreifen zu können.

Kontinuierliches Lernen ist in einer Wissensgesellschaft unabdingbar. Schulungsunterlagen, die nur in Papierform zur Verfügung gestellt werden, gelten als altmodisch. Virtuelle und aufgezeichnete Schulungen erlauben den MitarbeiterInnen, Weiterbildungen in ihrer eigenen Geschwindigkeit zu absolvieren. Eine Möglichkeit, Lernen spannend und spielerisch zu gestalten, wird unter dem Begriff Gamifizierung zusammengefasst. Durch selbstgesteuertes und ergebnisorientiertes Lernen werden Erfolge visualisiert. Moderne Lernsysteme ermöglichen mithilfe von Gamification-Elementen den Teilnehmenden, sich kognitiv, sozial und emotional zu involvieren und schaffen so eine individuelle, motivierende Lernerfahrung.

(https://www.springer-professional.de/e-learning/aus--und-weiterbildung/mit-gamifi-cation-spielend-lernen-/16087836, abgerufen am 11.07.2021)

 

Zur lernenden Organisation transformiert:

•    kontinuierlich Neues lernen
•    sich mit neuen Technologien befassen/testen
•    Gelerntes als Wissen im Unternehmen festhalten/dokumentieren
•    ständig das Erlebnis (Experience) verbessern

Kontinuierliches Weiterbilden der MitarbeiterInnen und die entsprechende Organisation ermöglichen es, sich an die ständigen Veränderungen schneller anzupassen. Anpassungsfähigkeit ist DAS Erfolgskriterium für die Arbeitswelt der Zukunft.

Sicherheit und Datenschutz

Die Nutzung moderner, digitaler Technologien bringt auch Sicherheitsrisken mit sich. Wir leben in einem Zeitalter, in dem Daten sehr wertvoll sind. Wertvolle Dinge, man denke etwa an Diamanten und Goldschmuck, schützen wir seit jeher im Tresor oder mit Alarmanlagen. Auch Daten müssen geschützt werden, wobei hier gilt, je sensibler diese sind, desto besser müssen sie gesichert werden. Ein brisanter Datenverlust kann zu Imageschaden und somit Reputationsverlust führen, in manchen Fällen kann eine Firma sogar schadenersatzpflichtig werden.

Aktuell besteht ein klarer Trend hin zur Datenspeicherung in der Cloud (Internet) also auch die Nutzung sogenannter „Software as a Service“ (SaaS) Lösungen zu erkennen. Vielfach hält sich das Vorurteil, Cloudlösungen wären unsicherer als die Speicherung von Daten auf den eigenen Servern (on-premise). Tatsächlich investieren Cloud- und SaaS-Lösungsanbieter meist in einem Umfang in Datenschutz und Sicherheit, der die Möglichkeiten kleiner Firmen bei weitem übersteigen.

Unabhängig vom Speicherort – egal ob on-premise, in der Cloud, oder hybrid – gilt:

Werden Daten nicht entsprechend gesichert, kann es zu empfindlichem Daten- oder Reputationsverlust oder auch Schadenersatzforderungen kommen.

Sind Systeme außerhalb vom Firmennetz/Standort erreichbar (Homeoffice), kann dies den Datendiebstahl zusätzlich erleichtern. Neben der steigenden Gefahr von Hackern wird jedoch Datendiebstahl in Unternehmen in den meisten Fällen von den eigenen Mitarbeitenden begangen.

© M.O.O.CON

Außer MitarbeiteInnen oder Hackern können auch Lösungsanbieter die gesammelten Daten einer Firma weiterverwenden und verkaufen. Im Hintergrund einer Anwendung können Funktionen tätig sein, die im Widerspruch zur ursprünglichen, ihr zugrunde liegenden Idee stehen. Ein Beispiel dafür sind die Messenger-Apps, die als kostengünstige SMS/MMS-Alternative entwickelt wurden. Der Nachrichtenaustausch ist für BenutzerInnen sehr bequem. Die meisten Anbieter haben sich jedoch seit geraumer Zeit auf das Sammeln und Auswerten von Nutzerdaten ausgerichtet. Mit wenigen Klicks teilen die NutzerInnen sämtliche Telefonnummern und Namen mit den Plattformen.

Daher empfiehlt sich, AGBs genau zu studieren und eventuell APPs per MDM (Mobile Device Management) auf den Firmentelefonen zu sperren. Je nach Sensibilität der Daten empfiehlt es sich auch, nachzuforschen, wo sich die Server eines Cloud-Dienstes geographisch befinden. Sobald sich diese in der EU befinden, unterliegen sie der DSGVO und damit einer besseren gesetzlichen Grundlage.

Viele Anbieter von SaaS-Lösungen sind auch nicht bereit, auf die AGBs eines Firmenkunden einzugehen und erklären zudem die eigenen als unverhandelbar. Datenschutzgesetze können sich auch in der EU in den einzelnen Ländern unterscheiden. Außerhalb der EU gelten in jedem Fall andere Regelungen.

Eine Firma sollte sich der Auswirkung von möglichen Sicherheitsrisiken bewusst sein, diese Risiken entsprechend bewerten und für unternehmenskritische Bereiche Notfallpläne bereithalten.

Der Schutz vor Schaden und Missbrauch, aber auch die Gewährleistung der unternehmerischen Weiterentwicklung und sogar des Fortbestandes, gilt als unternehmenskritisch. Das Bewusstsein dafür gilt es auch bei den MitarbeiterInnen zu schaffen, viele Sicherheitsprobleme entstehen durch Unachtsamkeit.

Zusammenfassung

Mit dem Wissen, dass in einer disruptiven Gesellschaft das Antizipieren von Veränderungen immer wichtiger wird, nutzen Unternehmen moderne Technologien zur Stärkung Ihres Geschäftsmodells. Denn eines lässt sich mit Sicherheit sagen: Technologie, richtig eingesetzt, schafft einen Mehrwert für jedes Unternehmen. Dabei stimmen erfolgreiche Unternehmen die von ihnen eingesetzte Technologie im Einklang mit Kultur und Raum sowohl auf die Bedürfnisse der MitarbeiterInnen als auch auf die Unternehmensziele ab.

Weiterlesen:

Hier geht's zu Teil 1.

© 2022 M.O.O.CON GmbH