Neue Arbeitswelten: Einführung und Nutzung der richtigen Technologie

Dieser Beitrag ist Teil des Dossiers

FMA | IFMA Whitepaper: Aufbruch zu neuen Arbeitswelten

Der richtige Technologieeinsatz innerhalb eines Unternehmens setzt sich aus unterschiedlichen Komponenten zusammen: Neben einem klaren Verständnis der Anforderungen bedarf es bei der Auswahl geeigneter Systeme, Tools und Lösungen ebenfalls eines intensiveren Blicks auf die Arbeitsweisen der MitarbeiterInnen, die Unternehmensziele und die Unternehmenskultur. Die Berücksichtigung dieser drei Perspektiven schafft Klarheit über den tatsächlichen Bedarf wie auch über den zu erwartenden Mehrwert und Nutzen.

Digitaler Wandel

Die Digitalisierung ist ohne Frage einer der bedeutendsten und größten Megatrends unserer Zeit. Sie verändert sämtliche Lebensbereiche des Menschen, und das in einer außergewöhnlich rasanten Geschwindigkeit.

Der Einsatz digitaler Technologien im Arbeitsumfeld ist seit Jahrzenten bereits eine Selbstverständlichkeit. Die technologische Beschleunigung der letzten Jahre nahm mit der Pandemie noch zusätzlich Fahrt auf. Trotzdem war die virtuelle Zusammenarbeit zwischen Menschen, die sich an unterschiedlichen Standorten befinden, für viele Firmen schwer vorstellbar, unerwünscht, oder man hielt sie im eigenen Unternehmen schlichtweg für nicht umsetzbar. Viele bereits erkennbare Entwicklungen wurden beschleunigt; ungewöhnlich war allein die immense Geschwindigkeit, mit der vieles geschah. Diese veränderte Arbeitsweise hat Auswirkungen darauf, wie die MitarbeiterInnen zusammenarbeiten und miteinander umgehen und beeinflusst somit die Kultur eines Unternehmens.

Homeoffice (Work-from-Anywhere) sowie hybride Modelle wurden vor der Corona-Krise in der Regel in monate- oder gar jahrelangen Umstellungsprojekten und auch nur zaghaft, für wenige „Auserwählte“, eingeführt. Dass es dann im Jahr 2020 dennoch für die meisten in kürzester Zeit verhältnismäßig gut funktionierte, hat viele überrascht. Das brachte auch viele bestehende Blockadehaltungen („Das ist bei uns unmöglich!“) zum Einsturz.

Damit diese kurzfristig initiierte Transformation nicht in wenigen Monaten wieder verpufft und sich Unternehmen womöglich wieder rückwärts entwickeln, gilt es, das Gelernte dauerhaft im Unternehmen zu implementieren.

Viele eingesetzte Lösungen der letzten Monate waren Cloud-basierende Systeme (auch Software-as-a-Service (SaaS) genannt, MS Teams, Zoom …), die komplett im Internet ohne Unternehmensinfrastruktur laufen können. Das ermöglichte vielen, schnell auf die neuen Gegebenheiten zu reagieren. SaaS-Sys-teme bieten neben der schnellen Verfügbarkeit auch eine Skalierbarkeit an. Werden mehr Lizenzen/Zugänge oder Leistungen gebraucht, können diese meist mit wenigen Klicks angefordert und kurzfristig bereitgestellt werden.

Janine Pichler, M.O.O.CON Consultant

Der richtige Technologie-Mix eines Unternehmens wird sich künftig ständig anpassen müssen. Lösungen, die aktuell einen sinnvollen Beitrag leisten, können in wenigen Monaten überholt sein und sollen durch bessere Lösungen einfach ersetzt werden können.

Deswegen werden in Zukunft kontinuierliche Verbesserungsprozesse essenziell für Unternehmen sein. Gelingt es, diese Verbesserungen in kleinen und größeren Schritten konsequent durchzuführen, wird sich dies positiv auf die Unternehmensentwicklung und -kultur auswirken. 

Nachfolgende Schritte zur Einführung von neuen Technologien werden empfohlen:

  1. Erheben was gut funktionierte und was nicht > Prozessoptimierung
  2. Wo benötigen wir technologische Unterstützung?
  3. Implementierung der neuen Lösungen
  4. Weiterbildung und Training
  5. Kontinuierliche Weiterentwicklung, Evaluierungen und Anpassungen der bestehenden oder neuen Lösungen

Einsatz von Technologie

Bei Schlagwörtern wie „Digitalisierung“ und „Technologie“ denken wir im persönlichen Umfeld meist an Spracherkennung, Smart Home oder die neueste Generation von Smartphones. Wie selbstverständlich nutzen wir Technologie in unserem Alltag. Die Palette reicht vom Online-Ticketkauf über die Essensbestellung via mobile Apps bis hin zur digitalen Prüfung des Kühlschrankbestandes und automatischer Nachbestellung fehlender Nahrungsmittel. Internet-Banking sowie Nachrichten-Apps und Videotelefonie sind mittlerweile für fast alle alltäglich geworden und einfach zu verwenden.

Die gleichen Bedingungen wünschen wir auch an unserem Arbeitsplatz vorzufinden. Anders als früher verwenden wir im privaten Umfeld meist modernere Technologien als im Büro. Oftmals finden wir dort noch viele umständliche Programme vor, die uns mit mühsamen Abläufen quälen, mehrfache Datenerfassung einfordern und uns somit nicht ideal bei unseren Arbeitsabläufen unterstützen. 

Effektiver Technologieeinsatz führt zu schnellerer Geschäftsabwicklung und verschlankt bestehende Prozesse. Dies kann zur Verbesserung der MitarbeiterInnen- und KundInnenenerlebnisse sowie der KundInnenzufriedenheit führen und somit direkt den Geschäftserfolg unterstützen. Welche Bank hat die beste mobile Banking-App oder kontaktloses Zahlen per Smartphone oder Smartwatch? Welche Technologien für ein Unternehmen sinnvoll sind und implementiert werden sollten, lässt sich freilich nicht pauschal beantworten.

Wenn Unternehmen sich für neue Lösungen entscheiden, geht es nicht darum, blind die neuesten Technologien oder die gleichen Produkte wie das Konkurrenzunternehmen zu wählen. Zur Bewertung von möglichen Lösungen gibt es viele Ansätze. Meistens werden Bewertungskataloge verwendet. Die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens und seiner KundInnen sollen dabei stets als Entscheidungsgrundlage dienen, damit die gewählte Lösung die Unternehmensziele und auch die/den zukünftige/n Nutzer/in erfolgreich unterstützt. Die Verschiebung zu mehr hybridem und flexiblen Arbeiten oder die Bedürfnisse der zukünftigen NutzerInnen, analoge Arbeitsprozesse und Cultural Fit, können der Auslöser für neue Systeme sein, um veraltete Lösungen abzulösen.

Die richtige Technologie allein ist natürlich noch keine Garantie für den Unternehmenserfolg.

Sie bedarf auch funktionierender Prozesse, die sie anschließend weiter verbessern oder automatisieren kann. In einem Umfeld, in dem falsch kommuniziert wird oder Prozesse fehlen, schaffen selbst die modernsten Lösungen keine zufriedenstellenden Verbesserungen.

Ein weiteres Ziel von Technologieneinsatz soll sein, mehr Freiräume für die Kernkompetenzen zu ermöglichen. Der Fokus liegt in der idealen Kombination aus Technologie und menschlicher Interaktion und Nähe – und auch in der Abgrenzung von Digitalisierung, in Bereichen, in denen sie nicht gewünscht ist. Wenn dies gelingt, wird enormes Potenzial für eine positive Entwicklung in Wirtschaft, Arbeitswelt und Kultur freigesetzt (vgl. Randstad Deutschland (Hrsg.): Wie wir in Zukunft arbeiten, Stand: Januar 2020, 2. Auflage, S. 11.)

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