23.10.2019

Die M.O.O.CON home.base als Smart Office

Share Blogartikel teilen

  • Mail
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Xing
  • Pinterest

Analog zu anderen Branchen wird mit der Digitalisierung auch das Office zunehmend „smart“. Das Smart Office stellt erstmals Real-Time-Daten über die Nutzung einer Fläche und ihrer Services bereit. Das nutzen wir nun auch in unserer M.O.O.CON home.base in Wien. Damit unterstützen wir die Tätigkeiten und Prozesse unserer KollegInnen optimal (= NutzerInnenerlebnis) und können auch wichtige Daten für das Infrastrukturmanagement und die Betriebsprozesse bereitstellen.

Schematische Darstellung: Wem nützt das Smart Office und auf welche Weise?

Wie wird aus einem Office ein Smart Office?

Im ersten Schritt hieß es für uns die relevanten Daten zu identifizieren. Was müssen wir überhaupt erheben, um das Potenzial eines Smart Office für alle Anspruchsgruppen zu nutzen? Jede Gruppe verfolgt unterschiedliche Zielsetzungen:

  • NutzerInnen: Produktivität

  • Infrastrukturmanagement: Sicherheit

  • Betriebsprozessmanagement: Einsparung

Um geeignete Entscheidungen zu treffen, benötigt man relevante Daten und Informationen.

Von der Anforderung bis zur Umsetzung

Obwohl wir keine tieferen technischen Eingriffe in unsere erst im Jahr 2015 umgebaute home.base unternahmen, haben wir es dennoch geschafft, unsere Arbeitswelt smart zu machen. Unser Ziel war es, mit smarten, unauffälligen und von den KollegInnen akzeptierten Lösungen vor allem die Arbeitsprozesse zu unterstützen. Damit begegnen wir den Herausforderungen, die neue Arbeitswelten mit ihrer Flexibilität oft mit sich bringen, spielerisch. 

Herausgekommen sind individuelle User Journeys, in denen wir die Schnittstellen verschiedener Nutzergruppen mit der home.base analysiert und darauf aufbauend die erforderliche Unterstützung formuliert haben. Daraus wurden geeignete Sensoren und Applikationen festgelegt, die uns als Unternehmen, aber vor allem als MitarbeiterInnen, effizienter machen.

STEP 1 

Bedarfsklärung >> Definition der Use Cases >> Nutzendefinition >> Business Case 

Unsere Aufgabe war es, aus den drei Perspektiven Nutzung, Betrieb und Management, Klarheit über den tatsächlichen Bedarf und über den zu erwartenden Mehrwert und Nutzen zu schaffen. 

STEP 2 

Bedarfsübersetzung >> Planung der Technologien und Applikationen 

Nun übersetzten wir den Bedarf in ein Netz aus Sensoren und technischen Unterstützungen sowie den erforderlichen Applikationen. 

STEP 3 

Implementierung und Change Management 

Im nächsten Schritt folgte die Einführung und Integration der Technologien und Applikationen. Begleitende Kommunikation und Schulungen der KollegInnen sind erfolgsentscheidend. 

STEP 4 

Nachbetrachtung und Messung Nutzen/ Mehrwert >> organisatorische Verankerung 

Der Kreis schließt sich mit der Erhebung des Nutzens der smart home.base für MitarbeiterInnen und Unternehmen. Folglich können Verantwortlichkeiten zur Anpassung der Lösungen festgelegt werden. 

Welche Sensoren und Applikationen wurden installiert?

Der 3D-Grundriss unseres Büros zeigt wo Sensoren angebracht wurden.

  • Ein People Count Sensor bei Eingangstüre: Er erfasst wie viele KollegInnen noch in der home.base sind. Ein Screen neben der Tür zeigt immer den aktuellen Stand.

  • Beacons, die via Bluetooth-Technologie mit den mobilen Endgeräten der KollegInnen kommunizieren: Nähert sich eine Person beispielsweise mit einem Smartphone einem Beacon, empfängt es ein Signal. So wird erfasst wer sich gerade wo befindet. 

  • Sensoren, die auf den Stühlen angebracht sind: So wird anonym erhoben wie die verschiedenen Plätze genutzt werden. Das Infrastrukturmanagement kann so analysieren, ob Arbeitswelt und Nutzerbedürfnisse übereinstimmen.

Welche Ergebnisse liefert die smart home.base?

Diese Blogbeiträge könnten Sie auch interessieren.

© 2019 M.O.O.CON GmbH