Telefónica* München, Düsseldorf, Hamburg, Frankfurt, Berlin | Deutschland

Ein Mega-Projekt mit unglaublichen viele Facetten. Das ist das Projekt Telefónica. Wir begleiten das Unternehmen seit 2013 in den Bereichen Programm- und Projektmanagement, Change und Corporate Real Estate Management. Die Digitalisierung, der Merger von O2 und E-Plus, der Telefónica zum größten Mobilfunker Deutschlands machte, eine neue Standort- und Work Place Strategie waren und sind die Zündkerzen für massive Veränderungen. Lassen Sie uns der Reihe nach in dieses höchst spannende und komplexe Immobilienprojekt einsteigen.

Auftraggeber_in

Telefónica

Beratung & Projektmanagement

M.O.O.CON

Projektdauer

2013-2019

Hauptstandorte Verwaltung

München, Düsseldorf

Mitarbeiter_innen

Derzeit ca. 9.400

Immobilien deutschlandweit

Von ca. 40 auf rd. 15 reduzieren

Fläche

Von 200.000 m² auf 90.000 m² reduzieren

M.O.O.CON Berater_innen

15 zeitgleich tätig

Strategien entwickeln

Was braucht ein moderner Mobilfunkanbieter?

Die Antwort ist: Die passende Infrastruktur. Genau dieses Thema fand im Jahr 2013 mit einer konzernweiten New Workplace Strategy Eingang in den Telefónica Headquarters in München. Der Mobilfunker im O2 Tower beschritt erstmals den von der Digitalisierung angetriebenen Weg von klassischen Zellenbüros hin zu Activity Based Working. Als Resultat wurden einige Stockwerke im Tower vermietet und die Telefónica Flächen adaptiert. 

Herbert Zitter, M.O.O.CON Managing Partner

Telefónica suchte anfangs jemanden, der zwischen Unternehmensführung und MitarbeiterInnen vermittelt und den Prozess moderiert sowie das Change Management und die räumlichen Veränderungen begleitet. Das war der Zeitpunkt, an dem wir ins Spiel kamen.

Der größte Mobilfunkanbieter Deutschlands entsteht:
O2 und E-Plus werden eins

Im Jahr 2014 übernahm Telefónica die Mobilfunkmarke E-Plus. Diese Fusion löste natürlich große Wellen aus – nicht nur in der deutschen Unternehmenszentrale in München, sondern an allen Telefónica (und E-Plus) Standorten Deutschlands. Bereits im Pilotprojekt 2013, in dem die Strategie für neue Arbeitswelten erstmals in die Realität umgesetzt wurden, zeigte sich deutlich:

Es braucht ein umfassendes Programmmanagement, das alle Aufgaben integriert: Vom Projekt- und Prozessmanagement über das Change Management bis hin zum Umzugsmanagement. 

Wir übernahmen diese Aufgabe von nun an und machten uns an die Arbeit, die Auswirkungen der Fusion parallel an allen Telefónica Standorten abzubilden. Die größten Projekte lagen dabei in München, Düsseldorf, Berlin, Hamburg und Frankfurt.

Discover, disrupt, deliver – das Motto der Telefónica New Work Policy

Das Zielbild der Unternehmensführung gab die Stoßrichtung vor. Doch um entdecken, durchbrechen und liefern zu können, bedarf es zuerst einmal viel Grundlagenarbeit. Es hieß den best way of working für unseren Kunden zu finden und dutzende Varianten von Projektplänen, Belegungsszenarien, Organigrammen, etc. zu erstellen und zu evaluieren. Aber auch um ein Ausverhandeln wie man mit den "alten" und "neuen" MitarbeiterInnen zweier Konzerne umgeht. Ganz klar:

Hier ging es nicht nur um die Neu- oder Umverteilung von Arbeitsplätzen. Eine große organisatorische und kulturelle Veränderung stand vor der Tür. 

Prozesse Optimieren

Portfolioanalyse unterstützte Telefónica bei Standortentscheidungen

Nachdem die wichtigsten Entscheidungen getroffen waren und die Umsetzungsarbeit zu allererst am Hauptstandort München begann, setzten wir unsere Arbeit an anderer Stelle fort. Eine Analyse des gesamten Telefónica Portfolios wurde beauftragt. 

Die Bewertung mithilfe des M.O.O.CON Portfolio-Tools brachte Licht ins Dunkel. Insgesamt wurden 24 bestehende Telefónica Objekte in 28 Kriterien qualtitativ bewertet. Somit konnte das Management eine verantwortungsvolle Entscheidung dazu treffen, welche Standorte erhalten bleiben und welche nicht. 

Beim Roll-out des New Work Programms an allen Standorten lauteten die Größenordnungen folgendermaßen:

Objekte

51 Mietverträge in ca. 40 Gebäuden

Fläche

230.000 m²

Mitarbeiter_innen

rund 12.000

Projekte gestalten

Eine Vision, viele Projekte, ein Ergebnis – das ist möglich

Um ein gleichwertiges, qualitativ hochwertiges Ergebnis an allen verbleibenden Standorten zu erreichen, wurde pro Location ein Projektvertrag aufgesetzt. Sie enthielten die jeweiligen Aufgaben und Ziele. 15 M.O.O.CON ProjektmanagerInnen waren teilweise zeitgleich im Einsatz. So hieß es zum Beispiel:

  • Konsolidierung des momentanen "office footprints" – Standorte reduzieren.

  • Flächen analog zur neuen Telefónica Workplace Policy adaptieren.

  • Neues Arbeitswelten-Konzept an Standorten implementieren.

In den Projektverträgen hielten wir den kontinuierlichen Projektstatus, Veränderungswünsche, kritische Themen und Problemlösungsansätze sowie Chancen und Risiken fest. Während die neuen Telefónica Work Spaces entstanden, musste gewährleistet werden, dass der Betrieb ungestört weiter laufen kann.

Martin Kaltenbrunner, M.O.O.CON Projektmanager

Projektverträge sichern ein einheitliches Ergebnis – bei einem Projekt wie diesem ein essenzieller Erfolgsfaktor! AuftraggeberInnen haben so die Chance zu jeder Zeit den Status mitzuverfolgen und rechtzeitig Änderungswünsche einzubringen.

Arbeitswelten gestalten

Laufende Organisationsoptimierung bringt große Veränderungen für MitarbeiterInnen

Nachdem die bis ins Jahr 2016 andauernden Projekte abgeschlossen wurden und das Unternehmen und seine MitarbeiterInnen durch große Veränderungen gegangen sind, stand schon Veränderungswelle Nr. 2 im Hause Telefónica an. Der Konzern setzte mit seiner New Workplace Strategie den ersten Meilenstein in Richtung Digital Mindset. Die Arbeit wurde durch tätigkeitsorientierte Bürokonzepte flexibler, vernetzter, mobiler, digitaler. 

Schritt Nr. 2 lautete: Das (digitale) Teamwork und die interdisziplinäre Zusammenarbeit einen essenziellen Teil der täglichen Arbeit zu machen.

Auf dem Weg dorthin heißt es die Organisation laufend zu optimieren. Organisatorische Anpassungen haben natürlich in erster Linie Auswirkungen auf die MitarbeiterInnen. Unser Job war und ist es in dieser Phase das Change Management zu begleiten. Und auch in dieser Phase wurden Maßnahmen meist zeitgleich an allen Standorten der Verwaltung gesetzt: München, Düsseldorf, Frankfurt, Berlin und Hamburg.

Das neue Arbeitskonzept als Hilfestellung für die MitarbeiterInnen

Trotzdem unter dem Telefónica-Dach zwei Mobilfunker zusammengeführt wurden und eine völlig neue Arbeitswelt für MitarbeiterInnen Realität wurde, gab es von Beginn an ein gewisses Miteinander. Denn die neue Work Place Policy betraf alle MitarbeiterInnen – von beiden ehemals getrennten Konzernen. Sie alle standen gemeinsam vor diesem großen Wandel. Und: So eine Weiterentwicklung in Richtung Activity Based Working bedeutete natürlich auch eine neue Führungskultur. 

Durch die lange Zeit, die wir in diesem Mega-Projekt schon tätig sind, haben wir einen hohen Bekanntheitsgrad im Unternehmen. Wir sind sozusagen MitarbeiterInnen auf Zeit bei Telefónica. Unser Thema war neue Arbeitswelt – also das verbindende Element in dieser großräumigen Organisationsveränderung.

Projektteam

Haben Sie noch Fragen, dann kontaktieren Sie uns am besten gleich!

Martin Kaltenbrunner

Alexandra Wattie

Erich Sauerzopf

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