Landkreis Darmstadt Dieburg* Darmstadt | Deutschland
Kreisverwaltung goes New Work!

Platznot und die zunehmend digitaler werdende Verwaltung waren die Herausforderungen, vor denen der Landkreis Darmstadt-Dieburg vor einigen Jahren stand. Hinzu kamen noch veränderte Finanzierungsbedingungen, die das Budget für einen modernen Neubau empfindlich verkleinerten. Doch die Projektverantwortlichen sahen darin dennoch eine einmalige Chance.

Im Juli 2021 sind ca. 120 MitarbeiterInnen in ein neues, modular gebautes Büroensemble eingezogen. Die neue Arbeitswelt ist heute bewusst Spielwiese und Role Model für New Work in der öffentlichen Verwaltung. Was sie ausmacht veranschaulichen wir in diesem Beitrag.

LaDaDi‘s Weg zur Verwaltung 4.0

Zunächst sollte zusätzlicher Raum für rund 150 MitarbeiterInnen entstehen. Damit aber nicht genug:

Ziel war ein modernes und angenehmes Umfeld zu schaffen, in dem unsere Mitarbeitenden optimal zusammenarbeiten können.

Stephanie Bastian, Projektleiterin Landkreis Darmstadt-Dieburg, #Zukunftswerkstatt

 

Da der Schritt in eine neue Arbeitswelt für die Verwaltung eine Herausforderung war, entschied man sich eine Art internen Bewerbungsprozess durchzuführen. Den Zuschlag für den Einzug in die neuen Arbeitswelten bekamen die Organisationseinheiten, die einerseits nachweisen konnten, dass die Digitalisierung entsprechend weit vorangeschritten war und andererseits auch kreativ und überzeugend darlegen konnten, warum Sie die richtigen PilotnutzerInnen sind. Eine erstaunliche Vielfalt an Bewerbungen zeigte das Interesse der Organisation am neuen Konzept.

Michael Wiebelt, M.O.O.CON Projektleiter

Für mich ist dieses Projekt Anlass zu Freude und Hoffnung was Verwaltung betrifft. Ein solches Maß an Kreativität, an Freude zu experimentieren und innovativen Ideen findet man selbst in Privatunternehmen selten.

Insgesamt entschied man sich vorerst sechs Abteilungen in die neue Arbeitswelt zu überführen, um zu lernen, zu testen. Sukzessive sollte das Konzept nachfolgend auch in den anderen Verwaltungsbereichen Anwendung finden. Die designierten PilotnutzerInnen waren ab dem Zeitpunkt der Auswahl von Anfang an intensiv in unsere Planungen mit eingebunden.

In der ersten Phase besuchten wir gemeinsam andere "neue Arbeitswelten“; danach folgte die Konzeptionsphase, im Laufe derer sowohl die Kultur evaluiert als auch die individuellen Bedürfnisse an verschiedenen tätigkeitsorientierten Arbeitsmöglichkeiten abgeleitet wurden.

Benjamin Bauske-von Berg, M.O.O.CON Projektmanager

Hier ist eine spezifische Kultur entstanden, die ihren Ausdruck nun auch in passenden, modernen und zukunftsorientierten Arbeitswelten finden wird.

Schließlich überführten wir diese in Raum-Standards, die von den LaDaDi-Teams in ihren jeweiligen Flächen (je Organisationseinheit) in Workshops wie bei einem großen Legospiel verortet wurden.

Fragen wie „Wie viel Zeit verbringe ich in Besprechungen mit wie vielen TeilnehmerInnen?“ oder „Arbeite ich konzentriert oder stimme ich mich mit KollegInnen ab?“ und „Wie oft bin ich im Büro?“ waren hier richtungsweisend. Herausgekommen sind unterschiedlichste Arbeitswelten, die alle die jeweils spezifischen Bedürfnisse der NutzerInnen decken und die zugleich auf standardisierten Raummodulen basieren.

Einige Stimmen aus den Reihen der mitarbeitenden KollegInnen bestätigen den Weg des Landkreises:

Es hat Spaß gemacht, die Fläche selbst nach unseren Bedürfnissen zu gestalten.

Lucienne Scheibner, Personalentwicklung

 

Es ist ein schönes Zeichen, dass alle mitgenommen werden.

Sebastian Strobl, Fachgebiet Zuwanderung und Flüchtende

 

Ich habe jetzt einen noch besseren Eindruck, wo die Reise hingeht. Das neue Arbeitskonzept wird immer greifbarer und die Freude immer größer, in die Pavillons einzuziehen.

Christine Kirschner, Allgemeinen Verwaltung

Activity Based Working Konzept umgesetzt

Heute stehen den Mitarbeitenden Büros zur Verfügung, die zu jeder Zeit das für sie passende Arbeitsumfeld bieten: Es gibt Räume und Bereiche für Still- und Teamarbeit, Besprechungs- und Beratungsräume in unterschiedlichen Größen, Telefonboxen, Teeküchen und Lounge Bereiche zum informellen Austausch und zum Relaxen. Und sie können sich sehen lassen:

Flexible Arbeitsweisen und Homeoffice

Die öffentliche Verwaltung der Zukunft ermöglicht ihren Angestellten selbstverständlich auch flexible Arbeitsweisen. Dazu gehören neben den perfekt auf die Bedürfnisse der MitarbeiterInnen ausgerichteten Räumen, auch die adäquate IT-Ausstattung. Jede und jeder verfügt über Laptop und Headset. Arbeitsplätze sind buchbar und das Buchungssystem ist für alle einsehbar– somit weiß man immer wer sich gerade im Haus befindet oder mobil arbeitet. Die Festnetztelefonie ist dem Handy und einem Voice over IP-System gewichen. Und die Besprechungsräume sind mit Bildschirmen ausgestattet, sodass auch hybride Meetings möglich sind.

Die neuen Arbeitswelten beim LaDaDi ermöglichen Flexibilität, Kollaboration und Begegnungen. Auch wenn wir pandemiebedingt das neue Konzept noch nicht vollumfänglich leben können, ist das Fazit nach den ersten Monaten auf jeden Fall positiv. Wir experimentieren hier, lernen teamübergreifend voneinander und tauschen unsere Erfahrungen aus. Diese binden wir im laufenden Modernisierungsprozess der Verwaltung ein.

Stephanie Bastian, Projektleiterin Landkreis Darmstadt-Dieburg, #Zukunftswerkstatt

 

In Zukunft ist geplant die neue Verwaltung räumlich weiterzuentwickeln.  Auf diesem Weg begleiten wir LaDaDi bei den nächsten Schritten. Im Augenblick entwickeln wir den Masterplan für 2030+ gemeinsam mit einem Projektteam des Landkreises.

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