Stadt Wien Kindergärten* Wien | Österreich
Eine Testfläche ermöglicht neues Arbeiten

Auch in bewährten Institutionen der öffentlich-rechtlichen Verwaltung haben sich die Arbeitsprozesse durch Wachstum und Digitalisierung sowie den damit verbundenen Herausforderungen verändert. Einer Magistratsabteilung in Wien fehlte es konkret an organisatorischer Dynamik, um auf diese Entwicklungen zu reagieren. Sie stellte daher ihre standardisierten Tätigkeitsabläufe, und im Zuge dessen, auch die starren Raumstrukturen in Frage. Auf der Suche nach New Ways of Working holte sie uns an Bord, diese zu identifizieren und in ein Nutzungskonzept zu übersetzen.

AuftraggeberIn

Stadt Wien - Kindergärten

Zeitraum

2020-2021

Größe Testfläche

420 m²

Mitarbeiter_Innen

53

Geht das? Und wenn ja, wie?

Die Magistratsabteilung und New Work

Die Magistratsabteilung Stadt Wien - Kindergärten ist nicht nur eine umfangreiche Anbieterin von Kindergarten- und Hort-Plätzen, sie ist auch Förderin privater Bildungseinrichtungen und bildet im pädagogischen Bereich aus. Hier arbeiten insgesamt bis zu 8.800 Menschen, allein ca. 300 davon im Verwaltungsbereich.

Magistratsstrukturen zu überdenken ist normalerweise kein leichtes Unterfangen. Institutionen sind oft traditionell eingebettet und funktionieren nach ihren über Jahrzehnten kultivierten Regeln. Doch die Stadt Wien - Kindergärten stellten unter Beweis, dass es auch anders geht. Sie wollten herausfinden, ob man auch noch besser funktionieren kann.

Daraufhin setzte sich unsere Kundin mit ihrer Arbeitswelt auseinander. Daraus entstand ein Katalog von Wünschen und Anforderungen zu dem M.O.O.CON schließlich hinzugezogen wurde. Wir begleiteten den Prozess, dessen Motivation und Inhalte von der Abteilungsleiterin Daniela Cochlár so treffend und knapp umschrieben wurden:

Es geht um die richtige Haltung und das richtige Umfeld.

Daniela Cochlár, Magistratsabteilungsleiterin

Das richtige Umfeld sind viele Arbeitswelten

Was braucht es für ein Projekt dieser Art? Für unsere Kundin waren es wohlwollende Verbündete, klare Kommunikation und: eine Testfläche. Wichtig war, bevor das partizipativ erarbeitete Nutzungskonzept auf die gesamte Abteilung mit ihren rund 300 VerwaltungsmitarbeiterInnen ausgerollt wird, dass ein Teilbereich die Umsetzung des Themas „New Ways of Working“ in seiner Wirksamkeit prüfen konnte.

Auch Abteilungs- und FachbereichsleiterInnen waren alle mit an Bord und trugen dazu bei, etwaige Vorbehalte der MitarbeiterInnen zu adressieren und nach Möglichkeit zu entkräften.

Kommunikation, Entwicklung und Innovation sind wesentliche Grundlagen der Elementarpädagogik. Diesen Grundsätzen folgt auch der Verwaltungsbereich der Stadt Wien - Kindergärten.

Daniela Cochlár, Magistratsabteilungsleiterin

New-Work-Test für eine Gruppe von Mitarbeitenden

Im Jänner 2020 begannen die Überlegungen und strategischen Gespräche, deren Resultat eine 420 Quadratmeter große Testfläche werden sollte. Diese war den 53 Personen des Fachbereichs Wirtschaft, Finanzen und Infrastruktur mit 38 Arbeitsplätzen und 58 Arbeitsmöglichkeiten gewidmet. Corona-bedingt musste sich das Team allerdings in Geduld üben. Wenngleich die Akzeptanz von mobile working und Homeoffice als Arbeitskonzepte durch die Pandemie beschleunigt wurde, waren die logistischen Herausforderungen gewaltig. Diverse Materialien waren nicht lieferbar und auch die Learnings, wie man während einer Pandemie einen Arbeitsplatz geschützt teilen kann, wurden erst entwickelt.

Sonja Gersch, M.O.O.CON Projektleiterin

Homeoffice wurde pandemiebedingt schnell und unkompliziert umgesetzt. Die Herausforderung war jedoch, dass man sich überlegen musste, was es bedeutet – kulturell und organisatorisch – wenn bis zu 60 Prozent der Arbeitszeit von zuhause geleistet werden kann.

Mit einer tatsächlichen Umsetzung im Sommer 2021 dauerte dieses Projekt zwar ungewöhnlich lange, war dafür aber ein durchschlagender Erfolg. Das 100 Tage Review – eine etablierte Vorgehensweise, um den Erfolg des Projekts durch die Mitarbeitenden bewerten zu lassen – zeigte bei einer außergewöhnlich hohen Beteiligung von 80 Prozent eine allgemeine Zufriedenheit von 70 Prozent. Insbesondere die verschiedenen Arbeitsmöglichkeiten wurden darin besonders hervorgehoben. Hier folgten wir dem Prinzip der tätigkeitsbasierten Arbeit.

Der Schlüssel zu Fläche und Raum ist die Tätigkeit

Im Activity Based Working bestimmen die vielfältigen Tätigkeiten des jeweiligen Unternehmens die unterschiedlich gewidmeten Raummodule. In einem partizipativen Prozess wurden mit ausgewählten MitarbeiterInnen ihre Zielsetzungen, Tätigkeitsprofile und Nutzungsmodule entwickelt. Diese wiederum übersetzten wir in ein passendes Nutzungs- und Raumkonzept. Die Arbeitsplätze orientieren sich an der Mobilität ihrer NutzerInnen und die Ausstattung ist für alle gleich: Ressourcen (wie z.B. Drucker, Besprechungsräume, Teeküchen, etc.) werden gemeinsam genutzt und die Schreibtische werden nach Bedarf geteilt.

Sonja Gersch, M.O.O.CON Projektleiterin

Das Raumkonzept ist so ausgelegt, dass es die Tätigkeiten der MitarbeiterInnen ideal unterstützt. Erledigen, Fokussieren, Zusammenarbeiten, Entwickeln, Vernetzen und auch Erholen haben eigene Bereiche.

In der Abteilung Stadt Wien - Kindergärten kristallisierten sich konkret die Bereiche Erledigen, Fokussieren, Zusammenarbeiten, Vernetzen und Erholen heraus:

Tätigkeitsbereiche und Aufgabengruppen im Büro. © M.O.O.CON

In der täglichen Umsetzung bedeutet das, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter selbst und flexibel entscheidet welche Arbeitsmöglichkeit den Anforderungen des Tages gerecht wird.

Erfolgreicher New Work Test findet Fortsetzung

Nach dem Erfolg der Testfläche wird nun ein Roll-out des erprobten, tätigkeitsorientierten Arbeitskonzepts in einem ganzen Gebäude der Stadt geprüft.

Die Stadt Wien - Kindergärten will mit unserer Unterstützung ein Best Practice für weitere Magistratsabteilungen und städtische Institutionen werden.

Projektteam

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Sonja Gersch

Nadja Präßler

Sara Buljat

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