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Das Braunschweiger Medienhaus spürte die Veränderung der Prozesse und der Organisation durch die Digitalisierung. Ein Flexibilitätsanspruch in bisher ungeahntem Ausmaß war das Resultat. Die strategischen und wirtschaftlichen Vorgaben der EigentümerInnengruppe stellten die Leitplanken dar, innerhalb derer wir mit VertreterInnen aller Unternehmensbereiche und Ebenen ein umfangreiches Bedarfsprogramm erstellten. Es umfasste alle zukünftigen Anforderungen an das neue Verlagsgebäude und inkludierte zu diesem Zeitpunkt auch bereits den laufenden Betrieb dessen. Dieses Bedarfsprogramm war Bewertungsmaßstab für elf potenzielle neue Standorte sowie auch für das Bestandsgebäude und die Optimierung dessen. Auch die Kostensituation wurde analysiert. Das ist der Weg zu objektiven und vor allem nachvollziehbaren Entscheidungen.
Der Standort war gewählt, RealisierungspartnerInnen, GeneralunternehmerIn und ArchitektInnen standen bereit. Nun hieß es den Fokus nicht zu verlieren und von dem abzuweichen, was man sich strategisch vorgenommen hatte, weil es die Gegebenheiten vorschrieben. Besser: die Sachlage aktiv gestalten. Unsere Aufgabe war es Anforderungen zu artikulieren, zu dokumentieren und ihre Einhaltung zu überprüfen. Wir gewährleisteten Planungs- und Budgetsicherheit für unseren Kunden.
Auch nach unterschriebenem Mietvertrag – also während des Planungs- und Realisierungsprozesses – entstehen meist noch Veränderungen, die zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt werden müssen. Der Kunde darf dennoch nicht in eine Kostenfalle laufen. Unsere langjährige Beratungserfahrung ließ uns vier wichtige Grundregeln definieren, die wir auch beim Braunschweiger Medienhaus eingehalten haben:
Je höher die Bestellqualität, desto sicherer erhält man auch passende Lösungen. Die Anforderungen müssen strukturiert, präzise, verständlich und mit minimalem Interpretatonsspielraum festgehalten sein. Wir schreiben sie während eines Bau- oder Relocationprojekts fort und gehen mit den RealisierungspartnerInnen in Dialog.
Die erhaltenen Lösungen werden entlang der Anforderungen überprüft. Eine präzise Messlatte wurde früher im Projekt bereits erstellt – jetzt wird sie angewendet. Das Tool dazu ist ein fest installiertes Qualitätsmonitoring.
Unvorhergesehenes wird – als sei es geplant – über ein „Open Book“ gemanagt. Ein vorab vereinbarter Transparenzprozess schützt vor Ressourcenexplosion.
Ganzheitliche Planung erzeugt Sicherheit. Die betrifft im Übrigen auch den Betrieb der neuen Infrastruktur. Er wurde bereits frühzeitig zusammen mit der Objektentwicklung im kompletten Lebenszyklus betrachtet.
