Was ist der Bedarf im Smart Office?

Temperatur, Luft-Qualität, Feuchtigkeit, Licht, Bewegung, Raum- oder Arbeitsplatzbelegung – im Smart Office können sehr verschiedene Daten erfasst werden. Das haben Dienstleister wie EnOcen, Thing-it, oder wtec in Ihren Beiträgen im WirkRaum Frankfurt deutlich gemacht. Aber welche Daten brauchen die CREM Verantwortlichen wirklich? Was ist der Bedarf? Was wird am Ende mit den Daten gemacht?

Florian Danner, Geschäftsfeldverantwortlicher "Prozesse optimieren“, sieht drei wesentliche Bereiche, die von einem Smart Office profitieren können.

Effizienz in den Betriebsprozessen 

• Wie werden meine Flächen genutzt?

• Wie kann ich meine Anlagen optimieren?

• Wo werden meine Services gebraucht?

• Ist der Bedarf gerechtfertigt?

Effizientes Infrastruktur-Management durch mehr Transparenz 

• Wirtschaftlichkeit meiner Objekte?

• Kostenwerte und Benchmarking?

• Kennzahlen zu Auslastung, Nutzung und Flächenbedarf

• Sharingkonzepte und Nutzenstiftung?

Steigerung des Nutzererlebnis durch Unterstützung der User Journeys

• Intuitiv bedienbar?

• Aber bitte nur mit meiner Zustimmung?

• Auf mich angepasst und wie ich will?

• In Echt-Zeit und immer aktuell?

Wie werden Flächen genutzt?

In der Diskussion mit den Teilnehmenden wurde schnell klar, dass nicht nur bei den Vertretern von der Lufthansa der „Mehrwert für die Nutzer“ beim Thema Smart Office wichtig ist. Mit der Veränderung von Arbeitswelten und Acitivity Based Working stellt sich beim CREM Verantwortlichen der Kaufland Stiftung die Frage: „Wie werden die unterschiedlichen Module in einer solchen Arbeitswelt eigentlich genutzt?“ Und auch bei der Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit beschäftigt die Verantwortlichen: „Wie kann ich den Arbeitsplatz gut gestalten?“

Leitlinien für die Einführung eines Smart Office

Am Ende der Veranstaltung kristallisierte sich in den verschiedenen Arbeitsgruppen einige Leitlinien für die Einführung eines Smart Office heraus:

• Es muss vor der Erfassung klar sein, bei welcher Entscheidung die Nutzungsdaten unterstützen sollen.

• Mit Blick auf den Datenschutz fordert nicht nur der Betriebsrat ein sensibles Vorgehen bei Erhebung und Speicherung von Daten.

• Die Erfassung von Nutzerdaten kann auch in regelmäßigen Abständen wiederholt werden und muss nicht durchgehend erfolgen.

• Bei großen Flächen muss nicht zwingend jeder Raum erfasst werden.

• Man kann im Kleinen beginnen, um Hemmnisse abzubauen und Erfolge sichtbar zu machen.

• Schon mit einem kleinen Investment lassen sich geeignete Daten für umfangreiche Optimierungen erheben.

• Der Nutzen der Daten muss im Vordergrund stehen.

• Nicht nur der Gebäudebetrieb sondern auch die Nutzerzufriedenheit muss im Fokus der smarten Lösungen stehen.

Der ungewohnt offene Austausch zwischen  System-Anbietern und (potentiellen) Nutzern brachte auf beiden Seiten neue Erkenntnisse. Die Anbieter erhielten mehr Verständnis für Bedürfnisse und internen Restriktionen. Die Nutzer profitierten von einem fundierten Überblick zu den vorhandenen technischen Möglichkeiten für die Umsetzung eines Smart Office.