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Zürich Versicherungs-Aktiengesellschaft* Wien | Österreich
Pandemiebedingte, flexible Arbeitsweisen als Chance zur Veränderung

Die Zürich Versicherungs-Aktiengesellschaft nutzt die Lehren der Pandemie und reagiert mit einer Reihe richtungsweisender Umstrukturierungen auf die Veränderungen in der Arbeitswelt. Was als Anliegen eines einzelnen Vorstandsbereichs im Jahr 2019 begann, entwickelt sich nun zu einer mutigen und identitätsstiftenden Positionierung der gesamten Versicherungsgesellschaft in Wien.

AuftraggeberIn

Zurich

Beratung & Projektmanagement

M.O.O.CON

Zeitraum

2019-2021

Fläche

9.000 m²

Mitarbeiter_innen

800

Innenarchitektur

Schönstil

Visuelle Gestaltung & Grafik

Benedikt Haid & David Mase

Besonderheiten

Corona als Katalysator für neues Arbeiten

Im Zuge eines Projektes in den Jahren 2019/2020 entstand der Wunsch nach einer Zusammenführung eines Vorstandsbereichs inklusive der rund 180 Mitarbeitenden an einem gemeinsamen Standort. Dieses Vorhaben haben wir begleitet und im Herbst 2020 erfolgreich abgeschlossen. Während dieser Transformation änderte sich allerdings auch für alle anderen Teams der Arbeitsalltag gravierend: Die Pandemie zwang die 800 Wiener MitarbeiterInnen ins Homeoffice und bisher gewohnte Abläufe mussten sich notgedrungen daran anpassen.

Die Zurich nutzt nun die Chance, die während der Pandemie gelernten Arbeitsweisen in einer neuen, den zukünftigen Bedürfnissen entsprechenden Arbeitsumgebung für alle MitarbeiterInnen umzusetzen.

Die Pandemie beschleunigt die neue Arbeitswelt

Die jüngere Geschichte der Zurich in Wien ist eine außergewöhnliche. Das Zusammenspiel zweier Ereignisse hat die Versicherungsgesellschaft genutzt, ihre Unternehmenskultur weiterzuentwickeln und neu zu gestalten:

  1. Als sich im Herbst 2019 der Vorstandsbereich Operations & Claims dazu entschied mit 180 MitarbeiterInnen in eine neue, gemeinsame Location zu ziehen, war nicht abzusehen, dass diese Veränderung unmittelbar alle anderen Wiener KollegInnen ebenso betreffen würde. Der ursprüngliche Plan, die hauseigenen Flächen der Versicherung in Wien neu zu denken, bekam durch die Pandemie einen neuen, formgebenden Impuls.
  2. Um die Corona-Schutzmaßnahmen der Bundesregierung einzuhalten, befinden sich aktuell nach wie vor viele MitarbeiterInnen rotierend im Homeoffice. Damit verändert sich naturgemäß nicht nur wie Platz genützt werden kann, es verändert sich vor allem auch, wie „der Arbeitsplatz“ gedacht werden kann. Das Büro als wandelbarer und flexibler Ort ist durch die forcierte Veränderung nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis bei allen angekommen.

In einem mutigen Schritt einigte sich der Vorstand darauf, die Gunst der Stunde zu nützen und die Standorte in Wien unter besonderer Berücksichtigung ihrer Unternehmenskultur neu zu strukturieren.

Activity Based Working als Teil der neuen Unternehmenskultur

Corona hat aufgezeigt, dass die derzeitigen Gebäudestrukturen nicht mehr zur eigenen Unternehmensentwicklung passen. Das von Zurich entwickelte Kultur-Statement M.U.T – mitreißend, unkompliziert, treffsicher – war der Rahmen für unsere Folgebeauftragung. Die bestehenden Flächen in Wien sollten geprüft werden, um die bestmögliche Arbeitswelt für alle MitarbeiterInnen in Zukunft schaffen zu können. Das neue Büro für rund 180 Menschen hatte sich im Zuge der Flexibilisierung durch die Pandemie insofern bewährt, als dass sich das dort umgesetzte Konzept des Activity Based Working als Standard für die zusätzlichen Flächen herauskristallisierte. Bei diesem Konzept wird, wie der Name schon sagt, das Arbeitsumfeld entsprechend der Tätigkeit ausgewählt. Aus Effizienzgründen werden die unterschiedlichen Arbeitsmöglichkeiten zusätzlich gemeinsam genützt. Auch bei der Zurich wird das sogenannte Desk Sharing angewandt: ohne persönliche Zuschreibung stehen den rotierend anwesenden MitarbeiterInnen verschiedene Tische und Räume zur Verfügung.

Es ist viel mehr als nur ein Übersiedlungsprojekt. Es geht um eine Veränderung der Arbeitsweisen, der Art von Zusammenarbeit und Begegnung und der Weiterentwicklung der Unternehmenskultur.

Michaela Hrubes, Zurich Strategic HR Management

 

Während im Jahr 2020 also alle Unternehmen in die Veränderung gedrängt wurden, hat die Zurich das Virus als Chance zum Wandel genützt. Die Pandemie hat gezeigt, dass mobile, flexible und hybride Arbeitsstrukturen möglich sind, die für viele zuvor undenkbar waren – ein sehr willkommener Impuls für Change ManagerInnen. Diesen Antrieb nutzend, entschloss sich die Versicherung dazu, das Gelernte im Arbeitsalltag nun nachhaltig umzusetzen. Das angemietete Objekt, in dem ein Vorstandsbereich bereits 2020 eingezogen ist, wird nun für alle Teams eingerichtet, sodass ab Ende 2021 alle an einem Ort arbeiten können.

Ein Workplace Concept basierend auf den Erfahrungen aus dem Homeoffice

Das neue Workplace Concept der Zurich kann sich darauf stützen, dass alle WissensarbeiterInnen erlebt haben, wie es ist im Homeoffice zu arbeiten. Dort hat sich für viele bewiesen, dass man nicht nur an einem einzigen Ort in den eigenen vier Wänden arbeiten muss, sondern – je nach Tätigkeit – durchaus verschiedene nutzen kann und das auch tut. Zuhause hat man das flexible und eigenverantwortliche Arbeiten verinnerlicht und genau das will die Zurich auch am Arbeitsplatz ermöglichen. MitarbeiterInnen sollen zukünftig motiviert sein, das Büro so zu nutzen, wie sie es brauchen.

Die funktionale Planung für das Büro hatten wir Ende 2020 bereits abgeschlossen. Gemeinsam mit dem Innenarchitekturbüro Schönstil und den visuellen Gestaltern Benedikt Haid und David Mase soll ein dynamischer Wohlfühlcharakter mit hohem, professionellem Anspruch erreicht werden, der vor allem durch die Farben der vorhandenen Corporate Identity und ausgewählte Materialien gewährleistet wird. Zudem wird auch die IT-Infrastruktur für hybride Arbeitsweisen – also: teils im Büro und teils im Homeoffice – weiter aufgerüstet.

Nicht nur der Raum verändert sich, sondern auch Kommunikation und Zusammenarbeit. Das wiederum wird uns helfen, die gegenwärtigen Erwartungen in Richtung Einfachheit, Agilität und Transparenz zu erfüllen.

Jimmy Wenzelmaier, Zurich Projektleiter / Business Transformation

 

Bei den Anforderungen an die Fläche aber stand im Mittelpunkt, dass durch den gemeinsamen Ort alle mehr miteinander verbunden sein sollten. Der Arbeitsort wird als identitätsstiftender Anker verstanden, indem sich Mitarbeitende aller Generationen und Funktionen wohlfühlen. Das wird durch ein maßgeschneidertes Büro erreicht, das sich an den Tätigkeiten und Arbeitsweisen orientiert und die Bedürfnisse und Anforderungen widerspiegelt. Dem liegt eine Zonierung folgender Bereiche zugrunde:

  • Erledigen
  • Fokussieren
  • Zusammenarbeiten
  • Vernetzen
  • Erholen

Geschlossene Räume können für vertrauliche Gespräche genützt werden, sind aber nicht mehr prinzipiell einzelnen Personen zugeschrieben. Das gilt auch für das Top-Management. Sie werden wohl sogenannte „Prio-Räume“ haben, stellen diese aber zur Verfügung, sollten sie nicht anwesend sein. Das heißt: alle MitarbeiterInnen können sie bei Bedarf verwenden. Alles weitere passiert auf gemeinsamen Flächen, die nach jeweiligen Tätigkeiten strukturiert sind. Diese Weiterentwicklung der Unternehmenskultur zum Sharing aller Räume und Module ermöglicht ein Miteinander auf einer neu gedachten Ebene.

Change Management als Orientierungshilfe

Um die Veränderung für alle zu begleiten, hat sich das Human Ressources Department bei Zurich gemeinsam mit uns gegen einen klassischen Leitfaden für die neue Arbeitswelt entschieden. Stattdessen sind Führungskräfte und Mitarbeitende aufgefordert ihre eigenen Stories, ganz persönlich und individuell, zu „schreiben“. In freiem Format, bildhaft und exemplarisch, werden Geschichten erarbeitet, die zeigen wie neues Arbeiten und Führen funktionieren kann. Die sogenannten „user stories“ dienen allen MitarbeiterInnen als Orientierung in Zeiten der Veränderung und als Anregung ihren eigenen Umgang, den eigenen Rhythmus und neue Routinen in der neuen Normalität zu finden. Auch diese Idee drückt die mutige Entwicklung der Unternehmenskultur anschaulich aus.

Caroline Sturm, M.O.O.CON Expertin für Workplace Konzepte

Veränderung verursacht Verunsicherung. Deshalb versuchen wir schon im Vorfeld Identifikation mit der neuen Arbeitswelt zu schaffen.

Die Stories werden im Herbst 2021 auf verschiedenen Kommunikationskanälen präsentiert und im Winter ist schließlich der Umzug in das neue, mit dem Platin-Zertifikat von ÖGNI für Nachhaltigkeit ausgezeichnete, Gebäude geplant.

Projektteam

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