Universität Tübingen* Tübingen | Deutschland
Auswahl und Implementierung eines CAiFM Systems

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Die Aufgabenstellung im Flächenmanagement der Universität Tübingen wurde immer komplexer. Davon war auch die Verwaltungseinheit Vermögen & Bau betroffen. Deshalb hat die Universität Tübingen beschlossen ein neues, zentrales System zu beschaffen. Die Zielsetzung war:

  • eine Erleichterung der Bereitstellung und Bearbeitung von Daten

  • eine Unterstützung der Prozesse und Tätigkeiten

Zeitraum

2014-2017

Fläche

410.000 m²

Studierende

27.700

Umfang

175 Objekte
7 Fakultäten
330 Studiengänge

Das Projekt hat mit einer detaillierten Analyse-Phase und der Aufnahme aller relevanten Prozesse und erforderlichen Funktionalitäten der Software begonnen. M.O.O.CON wurde dann beauftragt eine Machbarkeitsstudie zu erstellen. Auf der Grundlage der darin enthaltenen Gesamtkostenschätzung wurde die weitere Umsetzung des Projektes beschlossen.

Ein Ziel der Universität Tübingen war dabei immer im Vordergrund: Das zukünftige CAiFM-System (Computer-aided integrated Facility Management System) soll funktional, pragmatisch und vor allem in die bestehende Systemlandschaft integrierbar sein. Aufgrund der vielen beteiligten Fachbereiche und Dezernate wurde sehr großen Wert darauf gelegt, dass nirgendwo ein versteckter Aufwand durch den Systemwechsel entsteht. Zuerst erstellten wir gemeinsam mit unserer Auftraggeberin ein Lastenheft mit allen fach- und IT-spezifischen Anforderungen sowie einer ausführlichen Erläuterung der zukünftigen Schnittstellen erstellt.

Im Anschluss bereiteten wir die Ausschreibungsunterlagen mit einem Mustervertrag, einem Mengengerüst, den Preisblättern sowie den allgemeinen Unterlagen auf. Nach einem erfolgreichen Vergabeverfahrens und dem Zuschlag für den Bestbieter begleiteten wir die kritische Phase der Implementierung. Hierbei achteten neben der Unterstützung im Projektmanagement insbesondere auf die tatsächliche Umsetzung aller fachlich relevanten Punkte. 

Projektteam

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Florian Danner

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