GlaxoSmithKline* Wien | Österreich
So geht Activity Based Working

Im Jahr 2012 stand Veränderung ins Haus. Auf globaler Ebene hatte GlaxoSmithKline (GSK) ein Smart Working Konzept entwickelt, das an allen Unternehmensstandorten weltweit sukzessive ausgerollt werden sollte. Dieses Activity Based Working Prinzip stellte die bisherige GSK Niederlassung in Österreich – ein Mietobjekt am westlichen Stadtrand von Wien – in Frage. Wir unterstützten das österreichische Management im Umsetzungsprozess und übernahmen dabei sowohl das Projektmanagement und die innenarchitektonische Ausgestaltung, als auch das für ein derartiges Veränderungsprojekt besonders wichtige Change Management.

Austraggerber_In

GlaxoSmithKline Pharma GmbH

Beratung & Projektmanagement

M.O.O.CON

Projektdauer

2012-2014

Fläche

1.100 m²

Mitarbeiter_innen

80

Arbeitsplätze

56

Was wurde umgesetzt

Activity Based Working (GSK Smart Working)

Besondere Themen im Projekt

Change Management

projekte gestalten

Smart Working verlangt große Veränderung

GaxoSmithKline ist zum Projektzeitpunkt der sechstgrößte Pharmakonzern weltweit und steht als forschendes Pharmaunternehmen europaweit an zweiter Stelle. Das Headquarter ist in London. In der österreichische Niederlassung in Wien sind 80 InnendienstmitarbeiterInnen beschäftigt. Rund 20 Jahre arbeiteten sie in einem Mietgebäude am Areal des Wiener Auhofcenters. GlaxoSmithKline mietete dort ein komplettes, zweistöckiges Gebäude aus den 1980er Jahren inkl. ausreichend Parkplätze für seine MitarbeiterInnen in der anschließenden Tiefagarage. Im Jahr 2014 lief der bestehende Mietvertrag aus.

Activity Based Working als Konzernvorgabe

Die Unternehmenszentrale in Großbritannien entwickelte ein eigenes Smart Working Konzept für alle seine Standorte weltweit. Das bedeutete für die Niederlassungen: Bei jeder anstehenden Mietvertragsänderung ist das Konzept umzusetzen. Die Verantwortung dafür liegt bei den lokalen Standorten und deren Management. Allerdings: Der Rollout musste innerhalb des konzerngegebenen Flächenschlüssels pro Headcount und auf Basis des vorgegebenen Raummodulkatalogs erfolgen.

Gesucht: Die passenden Räumlichkeiten für das neue Arbeitskonzept

"Wie setzen wir das Smart Working Konzept um?" Das war die Frage, die sich das Pharmaunternehmen eingangs stellte. Es folgte die Hinterfragung des eigenen Standorts und die erste Vorauswahl an alternativen Standorten. Unser Job war es folglich die alternativen Mietflächen auf ihre Eignung für das Smart Working Konzept zu überprüfen. Die Unternehmensführung wollte am Ende des Prozesses eine einzige Empfehlung für ein alternatives Mietobjekt, das dem ursprünglichen Standort gegenübergestellt werden konnte.

Peter Hirner
M.O.O.CON Projektmanager

Wir machten sogenannte Test-Fits mit dem GSK Smart Working Konzept, um zu sehen welche der ausgewählten Mietflächen eine passende Alternative zum Ursprungsstandort sein könnte.

Die Entscheidung ist gefallen

GlaxoSmithKline zieht um

Von der Standortauswahl über die Anpassung des GSK-eigenen Activity Based Working Konzepts an lokale Gegebenheiten bis hin zu einem partizipativen Veränderungsprozess – ein M.O.O.CON Job. © Rupert Steiner

 

Die bisherigen Mietflächen eigneten sich nicht optimal für Activity Based Working – wir kamen zur Empfehlung das Konzept an einem neuen Standort umzusetzen und das GlaxoSmithKline Management stimmte zu.

Next step: Umsetzung des Smart Working Konzepts im neuen Mietobjekt, dem Euro Plaza in Wien, Meidling. 

GSK beauftragte uns die innenarchitektonische Ausgestaltung zu übernehmen. Die Marke GSK sollte überzeugend zur Geltung gebracht, und der New Way of Working bestmöglich unterstützt werden.

arbeitswelten verändern

Erfolgsfaktor: Professionelles Change Management

Die größte Herausforderung dieses Relocation-Projekts lag darin, ein vom Konzern vorgegebenes Activity Based Working Konzept mit relativ geringem Handlungsspielraum gestalterisch überzeugend und mit  der gewissen lokalen Note umzusetzen. Allen voran sollte die Akzeptanz aller GSK KollegInnen gesichert werden. VielGespür und Sensibilität in der Herangehensweise sind gefragt. Die Akzeptanz aller ist für einen gelungenen Standortwechsel inklusive kompletter Veränderung der Arbeitswelt essenziell.

Was spricht dafür? Was dagegen?

MitarbeiterInnen erarbeiteten mit uns systematisch Pro und Contra einer Open Office Lösung.

© Rupert Steiner

Die Pro-Seite

  1. Informeller Austausch

  2. Schnellerer Zugang zu Informationen

  3. Kurze Wege

© Rupert Steiner

Die Contra-Seite

  1. Wechselseitige Störungen

  2. Verlust der Privatheit

  3. Höhere Sorgfalt bzgl. Datensicherheit erforderlich

Change Agents – mit der Mission zu verändern

GSK definierte einige MitarbeiterInnen quer durch alle Ebenen und Bereiche, die den Gestaltungsspielraum des Smart Working Konzepts unter unserer Anleitung ausloten sollten. Diese Change Agents – oder auch MultiplikatorInnen – waren es, die das grundsätzlich emotional aufgeladene Thema Standortwechsel diskutierten und bewerteten. Ihre Schlussfolgerungen flossen maßgeblich in den Prozess ein. Sie sorgten für breite Akzeptanz unter ihren KollegInnen.

Das Resultat war

  • objektiviert

  • für alle nachvollzieh- und kommunizierbar und

  • von seiner Schmerzhaftigkeit weitgehend befreit.

Alexandra Wattie
M.O.O.CON Projektleiterin

Das von den MitarbeiterInnen vom Konzern als verordnet empfundene Smart Working Konzept wurde durch Identifikation und echter Mitgestaltung zum eigenen, standortspezifischen Bürokonzept.

Starke Leistung: GSK Österreich ist Best Practice des Konzerns

Wir haben es gemeinsam mit der GSK Projektleitung geschafft ein nachhaltig wirksames und überzeugendes Ergebnis zu erreichen. Wichtig waren eine sensible Themenbearbeitung, Moderation und Umsetzung. Wie wichtig dem österreichischen GSK Management seine MitarbeiterInnen sind, zeigte sich deutlich:

  • Einerseits durch den qualitätsvollen, ehrlichen und transparenten Prozess.

  • Andererseits durch die neu geschaffene, an die Bedürfnisse der NutzerInnen angepasste und gestalterisch überaus ansprechende Arbeitsumgebung.

PROJEKTTEAM

Haben Sie noch Fragen, dann kontaktieren Sie uns am besten gleich!

Alexandra Wattie

Peter Hirner

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