Braunschweiger Zeitungsverlag* Braunschweig | Deutschland
Ein Umzug ins Leben

Näher an den Menschen und mehr mit ihnen als für sie Zeitung machen – das wollte die Unternehmensführung des Braunschweiger Zeitungsverlags als sie im Jahr 2009 über die Zukunft nachdachte. Der digitale Wandel, Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit sollten im neuen Zuhause umgesetzt werden. So sieht ein identitätsstiftendes und bedarfsgerechtes Medienhaus mitten in der Braunschweiger Innenstadt aus.

Austraggerber_In

BZV Medienhaus GmbH

Beratung & Projektmanagement

M.O.O.CON

Projektdauer

2010-2014

Offizielle Eröffnung

Oktober 2014

Größe

9.400 m² Mietfläche

Arbeitsplätze

360

Moderner Newsroom

mit 60 Arbeitsplätzen

Flexibler Konferenzbereich

für bis zu 360 Personen

strategien entwickeln | projekte gestalten

Ein Medienunternehmen im Umbruch

Das erfolgreiche Braunschweiger Medienhaus mit Tageszeitungen, Radiosender und Web-Angeboten gehört zur Funke Mediengruppe. Die Braunschweiger Zeitung ist eine regionale Qualitätszeitung und zählt zu den wichtigsten Medien Niedersachsens.

Für eine Bürgerzeitung ist die Nähe zu den LeserInnen entscheidend. Das Verlagshaus, bisher mit der Druckerei in Stadtrandlage vereint, traf die strategische Entscheidung, zurück in die Innenstadt zu ziehen und die Druckerei räumlich abzuspalten.

Eine Bedarfsanalyse mit Detailkalkulationen und mehreren Business Cases, bei denen der bisherige Standort immer Referenzgröße war, brachte Aufschluss:

  • der digitale Wandel, der eine Chance zur strukturellen Verbesserung der Zusammenarbeit im Sinne eines modernen Medienhauses bietet,

  • die fehlende Nähe zu den LeserInnen und zum Geschehen durch Stadtrandlage des Verlags,

  • ein Bestandsobjekt, das die veränderten Anforderungen nicht mehr erfüllt,

  • extrem hohe Vollkosten sowie ein hoher Investitionsstau

... empfahlen einen Standortwechsel.

 

Auch als MieterIn “Herr der Dinge” bleiben

In der Innenstadt waren nur wenige Baugrundstücke für die erforderliche Bruttogrundfläche von über 10.000 m² verfügbar. Zudem wollte der BZV das neue Verlagshaus nicht mehr im Eigenbesitz halten, sondern als MieterIn nutzen. Das war der Startschuss für unser Projekt. Entscheidend war, trotz der MieterInnenrolle, stets „Der Herr der Dinge“ zu bleiben. Also: Die Anforderungen klar definieren und einhalten, um ein neues identitätsstiftendes und auf die NutzerInnen ausgerichtetes Medienhaus mit hoher Planungs- und Budgetsicherheit zu realisieren.

Innenstadt und nähe zu den leser_innen – das waren zwei der Prämissen für den neuen Standort des Braunschweiger Zeitungsverlags. Heute sind Identität und Nachhaltigkeit des Unternehmens für Mitarbeiter_Innen wie Besucher_Innen in den Räumen spürbar. Das Ergebnis strategischer Gebäudeentwicklung mit konsequentem Qualitätsmonitoring. © Andreas Bormann

Erster Schritt: Anforderungen definieren

Im Fokus unserer Betreuung stand eine exzellente Bestellqualität sowie ein professioneller Monitoring-Prozess.

Noch bevor es zu einer Entscheidung zwischen Neubau- oder Mietobjekt kommt, müssen die Anforderungen der NutzerInnen exakt definiert werden. Gemeinsam mit unseren KundInnen erarbeiten wir in jedem Immobilienprojekt die kulturellen, sozialen, organisatorischen und wirtschaftlichen Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Stakeholder. Das Unternehmensleitbild und die zukünftigen Prozesse des jeweiligen Kerngeschäfts sind hier tonangebend.

Die NutzerInnenbedürfnisse sind die Grundlage für Entscheidungen

Das Braunschweiger Medienhaus spürte die Veränderung der Prozesse und der Organisation durch die Digitalisierung. Ein Flexibilitätsanspruch in bisher ungeahntem Ausmaß war das Resultat. Die strategischen und wirtschaftlichen Vorgaben der EigentümerInnengruppe stellten die Leitplanken dar, innerhalb derer wir mit VertreterInnen aller Unternehmensbereiche und Ebenen ein umfangreiches Bedarfsprogramm erstellten. Es umfasste alle zukünftigen Anforderungen an das neue Verlagsgebäude und inkludierte zu diesem Zeitpunkt auch bereits den laufenden Betrieb dessen. Dieses Bedarfsprogramm war Bewertungsmaßstab für elf potenzielle neue Standorte sowie auch für das Bestandsgebäude und die Optimierung dessen. Auch die Kostensituation wurde analysiert. Das ist der Weg zu objektiven und vor allem nachvollziehbaren Entscheidungen.

Ole Kretschmer
M.O.O.CON Projektleiter

Die Anforderungen sind das Maß der Dinge, nicht die Lösungen. Daher ist ein konsequenter Monitoring-Prozess unabdingbar.

Als MieterIn genauso über Objekt und Betrieb entscheiden

Der Standort war gewählt, RealisierungspartnerInnen, GeneralunternehmerIn und ArchitektInnen standen bereit. Nun hieß es den Fokus nicht zu verlieren und von dem abzuweichen, was man sich strategisch vorgenommen hatte, weil es die Gegebenheiten vorschrieben. Besser: die Sachlage aktiv gestalten. Unsere Aufgabe war es Anforderungen zu artikulieren, zu dokumentieren und ihre Einhaltung zu überprüfen. Wir gewährleisteten Planungs- und Budgetsicherheit für unseren Kunden.

Auch nach unterschriebenem Mietvertrag – also während des Planungs- und Realisierungsprozesses – entstehen meist noch Veränderungen, die zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt werden müssen. Der Kunde darf dennoch nicht in eine Kostenfalle laufen. Unsere langjährige Beratungserfahrung ließ uns vier wichtige Grundregeln definieren, die wir auch beim Braunschweiger Medienhaus eingehalten haben:

  1. Je höher die Bestellqualität, desto sicherer erhält man auch passende Lösungen. Die Anforderungen müssen strukturiert, präzise, verständlich und mit minimalem Interpretatonsspielraum festgehalten sein. Wir schreiben sie während eines Bau- oder Relocationprojekts fort und gehen mit den RealisierungspartnerInnen in Dialog.

  2. Die erhaltenen Lösungen werden entlang der Anforderungen überprüft. Eine präzise Messlatte wurde früher im Projekt bereits erstellt – jetzt wird sie angewendet. Das Tool dazu ist ein fest installiertes Qualitätsmonitoring.

  3. Unvorhergesehenes wird – als sei es geplant – über ein „Open Book“ gemanagt. Ein vorab vereinbarter Transparenzprozess schützt vor Ressourcenexplosion.

  4. Ganzheitliche Planung erzeugt Sicherheit. Die betrifft im Übrigen auch den Betrieb der neuen Infrastruktur. Er wurde bereits frühzeitig zusammen mit der Objektentwicklung im kompletten Lebenszyklus betrachtet.

 

Zweiter Schritt: Anforderungen an Gebäude und Betrieb umsetzen

Was ist eine hohe Bestellqualität?

Die Antwort ist: Eindeutige, messbare und stets referenzierbare Anforderungen. Die Lösungen kommen später.

Um ein perfektes, neues Medienhaus zu bekommen, war es wichtig, dass die ProjektpartnerInnen den zukünftigen Mieter auch zu 100 Prozent verstehen. Wir sorgten dafür. Das Ziel ist, den Grad der Detaillierung bereits vor Abschluss des Mietvertrags auf ein Niveau zu bringen, das die Vorplanung übertrifft. Wir erreichten einen Entwurfsplanungsstand inkl. Sicherheit der Genehmigungsfähigkeit als Anhang an den Mietvertrag.

Die M.O.O.CON-Devise ist es, die angestrebten Qualitäten nicht lösungs-, sondern anforderungsorientiert in der Bau- und Ausstattungsbeschreibung festzuhalten. Der Vorteil einer anforderungsgetriebenen Beschreibung ist die Vielfalt an Lösungsvarianten, die dadurch entstehen.

Katharina Schwalbe, Projektmitarbeiterin M.O.O.CON

 

Im BZV-Projekt hatte die Bau- und Ausstattungsbeschreibung zwar statt den üblichen zwei Seiten einen Umfang von rund 100 Seiten, doch so konnten wir eine deutliche Risikominimierung für Investition und Betrieb für unseren Auftraggeber erreichen.

Eine komplette Raum- und Funktionsplanung war Anhang des Mietvertrags. Somit konnte später anhand von Räumen und Möbeln der Nachweis erbracht werden, dass es "funktioniert". © M.O.O.CON / OM Architekten, Braunschweig

Welche Lösungen passen zur Bestellung?

Qualitätsmonitoring ist das Zauberwort in diese Phase. So kann das in der Praxis aussehen:

Die Anforderungen an Raumakustik, Sprachverständlichkeit oder Nachhallzeiten einer Fläche wurden beim BZV-Projekt bei „nacktem Raum" ohne Möbel definiert und im Mietvertrag festgehalten – dann im Qualitätsmanagement gemessen und durch ein Gutachten als „nicht erfüllt“ bewertet. Das hatte zur Folge, dass der Vermieter ein System von hochabsorbierenden Deckensegeln installieren musste, um die Vereinbarung erfüllen zu können. Ohne dieses Element im Mietvertrag, wäre die Investition bei unserem Kunden verblieben. 

Nicht für alle Anforderungen des Mieters konnten vor Vertragsabschluss Systemlösungen gefunden werden. Das ist völlig normal. Durch einen geregelten Qualitätsmanagement-Prozess auf Basis der detailliert beschriebenen Qualitätsziele, konnten wir jedoch auch später die Erfüllung der Anforderungen überwachen, steuern und damit sicherstellen. Vom Vermieter vorgestellte Lösungskonzepte ließen sich zu jedem Zeitpunkt an den definierten Anforderungen messen.

Unvorhergesehenes kommt garantiert. Es lohnt sich ein Open Book zu vereinbaren.

Die Planung und Realisierung von Immobilienprojekten dauert mehrere Jahre. Und Organisationen sind dynamisch. Auch wenn der Bedarfsplanungsprozess noch so akribisch durchgeführt wurde, die NutzerInnenanforderungen hypergenau festgehalten wurden – fast schon naturgesetzmäßig, wird es zu Änderungen kommen.

So auch beim Braunschweiger Medienhaus. Durch die kontinuierliche Fortschreibung des Bedarfs in einem Open Book können Kostenexplosionen verhindert werden. Durch den Mieter veranlasste, nachvertragliche Änderungen an Fläche und Ausstattung sind normal. Die dann vom Vermieter vorgelegte Nachtragskalkulation wurde komplett offengelegt und konnte mit der ursprünglichen Kalkulation verglichen werden. 

Gegenüber dem alten Gebäude des Braunschweiger Zeitungsverlags konnte mit dem neuen Mietobjekt die Flächeneffizienz um 45 Prozent gesteigert und Energieeinsparungen in der Höhe von 70 Prozent erreicht werden. © Andreas Bormann

Prozesse optimieren

Budgetsicherheit von Anfang an

Eines gilt immer:

Ein Großteil der Kosten eines Gebäudes entstehen während dem Betrieb.

Entscheidend für einen wirtschaftlichen und erfolgreichen Betrieb eines Objektes ist die Berücksichtigung aller Prozesse bereits in der Planungsphase. Das heißt: Nicht nur die Entwicklung einer Immobilie muss frühzeitig beschrieben werden, sondern auch die dazugehörigen Services. Planungsfehler müssen ansonsten später mit viel Aufwand kompensiert werden und verringern zudem die Qualität der Leistungen.

Bei der Konzeptionierung der zukünftigen Betriebsprozesse werden sowohl die Anforderungen der MieterInnen als auch die der BetreiberInnen ausgearbeitet und in Form konkreter Planungsanforderungen für das jeweilige Projekt übersetzt. Diese Planungsanforderungen sind ein wichtiger Teil des Qualitätsmanagements bei Immobilienprojekten aller Art.

Florian Danner
Projektleiter für den Bereich Corporate Real Estate Management

Das Einführen und Durchhalten dieser Prinzipien ist nicht immer einfach, da unterschiedliche Interessen aufeinandertreffen. Der Gedanke der ,Fairness auf beiden Seiten' und ein ergebnisorientierter und regelmäßiger Dialog ermöglichen den Projekterfolg.

Auch hier gilt: Die Anforderungen sind das Maß der Dinge. Nicht die Lösungen. Was übernimmt die bzw. der MieterIn? Was die bzw. der VermieterIn? Welche Servicelevels für die Haustechnik, das technische Facility Management und die internen Services werden vereinbart? All das muss schon Teil des Mietvertrags sein.

Bereits in der Initiierungsphase des Projekts wurden die kompletten Lebenszykluskosten berrechnet. M.O.O.CON hat dafür eigens eine Software entwickelt – die einzige, die in einer so frühen Projektphase schon Vollkosten mit minimaler Schwankungsbreite berechnen kann (Schwankungsbreiten bei +/- 20 Prozent in der Initiierungsphase und +/- 10 Prozent in der Ausführungsphase).

Zum Abschluss

Dem Gebäude Leben einhauchen

Analog zum Gebäudeprojekt an sich bereiteten wir gemeinsam mit dem Braunschweiger Medienhaus den Regelbetrieb und somit die Nutzung der neuen Flächen vor. In dieser Phase führten wir die Anforderungen an das Gebäude in die Servicekonzepte über. Das Unternehmen machte Vorgaben zu den Leistungsvereinbarungen mit externen DienstleisterInnen, M.O.O.CON übernahm 

  • die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen,

  • die Aufbereitung eines Mustervertrags,

  • die Abwicklung der Vergabe und

  • die revisionssichere Dokumentation der Vergabeentscheidung.

Ressourcenschonende Steuerung

Für eine effiziente Steuerung wurden Service-Level Agreements und zielgerichtete Key Performance Indikatoren erarbeitet. Damit können sowohl die Qualitäten als auch die Quantitäten der externen Leistungen ressourcenschonend und effizient gesteuert werden.

Unterstützung des BZV Immobilienmanagements

In der Start-up Phase des Gebäudebetriebs unterstützten wir die Immobilienmanager und stellten die Implementierung aller Services sowie die Einhaltung der Verträge mit externen DienstleisterInnen sicher. 

PROJEKTTEAM

Haben Sie noch Fragen, dann kontaktieren Sie uns am besten gleich!

Ole Kretschmer

Florian Danner

Katharina Schwalbe

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