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Flächenreduktion auf Kosten der Mitarbeiter rentiert sich nicht. Gutes Facility Management sucht Einsparungsmöglichkeiten im Bereich der Nutzungskosten.
• 17% der Kosten eines Dienstleistungsunternehmens entfallen auf den Bereich Facility Management. Das ist der drittgrößte Kostenblock, hinter dem sich hohe Einsparungsmöglichkeiten verbergen.
• In diesem Zusammenhang ist es naheliegend über Flächenreduktion nachzudenken. Doch aufgepasst: Weniger Fläche kann Mitarbeiter demotivieren und eine geringere Produktivität zur Folge haben.
• Erhebliche und oft nicht berücksichtigte Einsparungspotenziale gibt es im Bereich der Nutzungskosten beziehungsweise der mieterspezifischen Kosten (Reinigung, technischer Gebäudebetrieb, Catering, etc.), die rund ein Drittel der gesamten Objektkosten ausmachen.
„Viele Unternehmen haben keinen Überblick darüber, wie hoch die laufenden Kosten ihrer Büroimmobilien sind“, betont Mag. Karl Friedl, GF des Strategieberaters M.O.O.CON. Dies ist nicht nur die Erkenntnis, die der FM-Berater M.O.O.CON im täglichen Geschäft hat, sondern auch das Ergebnis einer Umfrage von 200 Unternehmen in Deutschland und Österreich. Laut dieser Befragung konnten zwei Drittel der interviewten Unternehmen nicht angeben, wie hoch der Anteil der Bürokosten an den gesamten Sachkosten ist. M.O.O.CON hat es genau erhoben: „Auf Grund der Analyse der Kostenstruktur unserer Kunden wissen wir, dass sich die Sachkosten im Bereich Facility Management auf rund 17% der Gesamtausgaben belaufen“, so Friedl.
Produktivität hängt nicht alleine an den Quadratmetern
Im internationalen Vergleich stehen Österreichern mit rund 18-20 m² pro Arbeitsplatz mehr Fläche zur Verfügung als etwa Franzosen (17 m²), Japanern (12 m²) oder Briten in London (rund 10m²). Berücksichtigt man nur die Fläche, so wäre es naheliegend, über eine Kostenoptimierung durch Flächenreduktion nachzudenken. Denn im oberen Feld gibt es hierzulande Flächen von sogar bis zu 26 m²/Arbeitsplatz.
Doch aufgepasst: „Produktivität hängt nicht alleine an den Quadratmetern“, betont Friedl. Bei unprofessioneller Herangehensweise erkauft man sich die Kostenvorteile durch Flächenreduktion mit geringerer Produktivität aufgrund demotivierter Mitarbeiter. Menschen definieren sich auch über territoriale Abgrenzung. Immer noch werden der eigene Status und Einfluss auch an der Größe des eigenen Büros gemessen. „Flächenreduktion braucht auch eine entsprechende Akzeptanzsicherung bei den betroffenen KollegInnen“, weiß Friedl, der mit M.O.O.CON seit rund 20 Jahren Unternehmen bei Objektentscheidungen strategisch und operativ unterstützt.
Kostenoptimierung durch professionelles FM hat viele Facetten
Oft werden Flächenentscheidungen getreu dem Motto „Wie viel Fläche kann ich mir leisten?“ getroffen. Viel sinnvoller wäre es jedoch, sich zu fragen: Welche Prozesse brauche ich, um meine Dienstleistung gut und effizient erstellen zu können? Erst nach der Klärung dieser Frage können Unternehmen ein optimales Flächen-Kosten-Verhältnis erzielen. So können bestimmte Flächen, die nicht mehr benötigt werden, stillgelegt oder untervermietet werden. Erfolgt dies jedoch ohne die Akzeptanz der betroffenen Mitarbeiter, kann sich dies auf die Motivation und damit Produktivität dieser niederschlagen.
„Über Flächenoptimierung nachzudenken, ist jedoch nur eine Möglichkeit zur Kostenreduktion durch Facility Management“, gibt Friedl zu bedenken. Einsparungspotenziale gibt es im gesamten Sekundärprozess. Am Beispiel eines in einem Wiener Büroobjekt eingemieteten Dienstleistungsunternehmens zeigt sich, dass dessen Nutzungskosten (oder auch mieterspezifische Kosten genannt) rund ein Drittel der gesamten Objektkosten ausmachen. Diese Kosten umfassen in etwa die Bereiche Verwaltung, technischer Gebäudebetrieb, Reinigung, Sicherheitsdienst, Empfang, Verpflegung, Hausmeister, etc. Bei einem durchschnittlichen Mietpreisniveau zwischen € 12,50 und € 20,-/m²/Monat und den vom Vermieter dafür verrechneten Betriebskosten (je nach Objektqualität zwischen € 2,80 und € 3,20/m²/Monat) müssen mieterspezifische Kosten von nochmals bis zu durchschnittlich € 7,-/m²/Monat veranschlagt werden. Das gilt auch für eigengenutzte Objekte, wo die nutzerspezifischen Kosten auch rund ein Drittel der gesamten Objektkosten ausmachen. Durch Ablaufoptimierungen, Outsourcing, neue Servicedefinition, etc. können diese mieter- bzw. nutzerspezifischen Kosten reduziert werden.
„Natürlich muss man bedenken, dass je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Einsparungspotenziale gibt es“, gibt Friedl zu. Aber auch bei kleineren Unternehmen gibt es Möglichkeiten zur Einsparung. „Heute geht es nicht mehr darum, beispielsweise einer Reinigungsfirma zu sagen, wie oft und wie viele Stunden sie putzen soll, sondern lediglich, welches Ergebnis man sich erwartet“, betont Friedl. Reinigungsfirmen verfügen über genügend Innovationspotenzial, das ihnen ein besseres Ergebnis mit weniger Aufwand ermöglicht.
